Kurzinfo

Sie können eine Gruppe am Tag eines Termins ohne Voranmeldung direkt anmelden. Die Gruppe ist am Ende des Anmeldevorgangs eingecheckt.

Alternative

Gruppe voranmelden: Wenn der Besuch der Gruppe in der Zukunft liegt, nutzen Sie diese Funktion.

Vorgehen

1. Klicken Sie im Menüband im Tab Neu auf Besucher > Gruppe direktanmelden.

Im Dialog Gruppe direktanmelden finden Sie auf zwei Tabs die Eingabefelder zum Anmelden der Gruppe.

Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.

Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listeneinträge.

2. Füllen Sie im Tab Check-in die Felder entsprechend ihrer Bezeichnungen aus.

Besucher einchecken: Vor jedem eingetragenen Gruppenmitglied finden Sie einen Kontrollkasten, der automatisch aktiv ist. Falls ein Gruppenmitglied sich verspätet, aber bereits in die Liste aufgenommen werden soll, können Sie den Haken vorerst entfernen. Zum Einchecken können Sie später die Funktion Besuch einchecken nutzen.

3. Füllen Sie im Tab Besucherdaten die Felder entsprechend ihrer Bezeichnungen aus.

4. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Die Akte wird im Ordner // Besuchermanagement // Besucher // [Jahr] // [Monat] angelegt.

Das Formular enthält die eingetragenen Informationen.

Der Ordner des Besuchers erscheint zusätzlich unter // Besuchermanagement // Besuchergruppen nach Fristen // Kürzlich empfangene Gruppen.

Die Gruppe ist somit direkt eingecheckt.

Ausblick

Falls Sie ein Gruppenmitglied noch nicht eingecheckt haben, können Sie das über die Funktion Besuch einchecken nachholen.

Sie können Besucherbilder hinzufügen, Besucherausweise erstellen und Unterschriften anfordern.

Am Ende des Termins checken Sie die Gruppe mit der Funktion Besuch abmelden wieder aus.