Objectif

Le jour de sa visite, vous pouvez effectuer le check-in du visiteur. Vous pouvez effectuer le check-in d'un visiteur individuel, d'un groupe, d'une société, ou de quelques membres de groupe.

Alternatives

Enregistrement direct des visiteurs : vous pouvez utiliser cette fonction si vous souhaitez soumettre un utilisateur au check-in sans préenregistrement.

Enregistrement direct du groupe : vous pouvez utiliser cette fonction si vous souhaitez soumettre un groupe au check-in sans préenregistrement.

Condition préliminaire

La visite doit être enregistrée pour la journée. Si vous utilisez la fonction pour un visiteur qui n'est pas enregistré pour la journée, une copie du dossier visiteur pour la journée actuelle est créée.

Procédé

1. Dans le tableau de bord ou l'archive, marquez le dossier du visiteur que vous souhaitez soumettre au check-in.

Marquez le classeur de groupe si vous souhaitez soumette tout un groupe au check-in. Même si vous ne souhaitez pas soumettre tous les membres du groupe au check-in, marquez le classeur. Vous pouvez exclure des membres individuels du groupe.

2. Dans l'onglet Visiteur du ruban, cliquez sur Soumettre la visite au check-in.

Les dialogues diffèrent, selon si vous soumettez un visiteur ou un groupe au check-in. C'est pourquoi ils font l'objet de deux descriptions distinctes.

Soumettre le visiteur au check-in

Dans le dialogue Soumette le visiteur au check-in, l'onglet Données visiteur contient déjà les donnés du préenregistrement.

Information : si des visiteurs viennent longtemps avant la date annoncée dans le préenregistrement, les informations ne sont pas enregistrées sous Rendez-vous. ELO part du principe qu'il s'agit d'un rendez-vous distinct. Le check-in est géré comme un affichage direct.

L'heure d'arrivée est déjà automatiquement saisie dans l'onglet Check-in.

3. Dans l'onglet Check-in, veuillez remplir les autres champs en fonction de leurs désignations.

Prenez une photo / sélectionnez un fichier : vous pouvez faire une photo du visiteur avec une webcam ou sélectionnez une photo dans votre système de fichiers.

Document : si vous souhaitez que la visite signe un document à son arrivée, vous pouvez sélectionner ce document ici.

Envoyer à : le document sélectionné sous Document est envoyé au compte utilisateur que vous sélectionnez dans ce champ. Le compte utilisateur sélectionné devrait être lancé via un appareil mobile, pour que le document puisse être signé.

Les informations dans l'onglet Données visiteurs ont déjà été enregistrées dans le préenregistrement. Si nécessaire, vous pouvez les modifier.

4. Cliquez sur OK.

Résultat

Le visiteur est soumis au check-in.

Perspective

Vous pouvez Créer un badge visiteur.

Si vous avez demandé à faire signer un document, celui-ci se trouve dans la section des tâches du compte utilisateur ELO. Le visiteur peut signer remplir et/ou signer le document à l'aide d'une tablette. Le document signé est déposé dans son dossier visiteur.

A la fin du rendez-vous, vous effectuez le check-in du groupe avec la fonction Check-out du visiteur.

Check-in du groupe

Dans le dialogue Soumette le visiteur au check-in, l'onglet Données visiteur contient déjà les donnés du préenregistrement. Si nécessaire, vous pouvez les modifier.

Information : si des visiteurs se présentent longtemps avant la date annoncée dans le préenregistrement, les informations ne sont pas enregistrées sous Rendez-vous. ELO part du principe qu'il s'agit d'un rendez-vous distinct. Le check-in est géré comme un enregistrement direct.

Check-in du visiteur : la case à cocher placée devant chaque membre du groupe est automatiquement active. Si un membre du groupe ne doit pas encore être soumis au check-in, vous pouvez enlever la coche. Pour effectuer le check-in, vous pouvez utiliser la fonction Check-in de la visite ultérieurement.

Soumis check-in : cette option qui se trouve sous Visiteurs n'est pas active. L'option est activée automatiquement, dès que les visiteurs sont soumis au check-in.

3. Cliquez sur OK.

Résultat

Les membres du groupe sont soumis au check-in.

Si que certains membres du groupe ne sont pas présents lors du check-in, le classeur de groupe reste grisé.

Information : ce n'est qu'une fois que le dernier membre du groupe est soumis au check-in que le statut du groupe global passe à Soumis au check-in.

Perspective

Pour authentifier d'autres membres du groupe restant, cliquez à nouveau sur le groupe, puis sur le bouton Check-in de la visite.

Vous pouvez Créer un badge visiteur. simultanément pour tous les membres du groupe.

Vous pouvez Ajouter une photo visiteur et Demander une signature pour des membres individuels du groupe.

Si d'autres membres du groupe ne se sont pas encore apparus, vous pouvez Annuler le préenregistrement.

A la fin de la visite, vous pouvez utiliser la fonction Check-out de la visite.