1. Klicken Sie auf das Outlook-Symbol auf dem Desktop oder in der Programmleiste.

Die Outlook-Oberfläche erscheint. Wurde der Client von Microsoft Outlook als Add-in erfolgreich erkannt, sehen Sie zwei Hinweise darauf: In der Mail- und Kontoverwaltung wird ein Ordner mit dem Namen ELO erstellt (1). Links unterhalb der Mail- und Kontoverwaltung befindet sich nun die Schaltfläche für die Archivanbindung zum ELO Archiv (2).

Beachten Sie: Es kann vorkommen, dass der Client und die ELO Registerkarten nicht erscheinen. Das kann nach einem Neustart vorkommen. Oder das Add-in ist aufgrund eines Fehlers deaktiviert. In diesen beiden Fällen müssen Sie den Client manuell aktivieren. Gehen Sie zu den Outlook-Optionen > Add-Ins > Verwalten: Com-Add-Ins und aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen ELO Client for Microsoft Outlook. Nach Bestätigung der Auswahl mit OK wird der Client geladen. Möglich ist auch, dass das Add-in nach einem Neustart jedes Mal neu aktiviert werden muss und nicht mehr automatisch beim Start lädt. In diesem Fall führen Sie im Setup die Reparieren-Funktion aus.

Anmeldung in ELO

Die Anmeldung in Ihrem ELO Archiv geschieht über die Schaltfläche ELO Archiv.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ELO Archiv oberhalb der Outlook-Navigationsleiste.

Es erscheint der Login-Dialog.

Optional: Sie können im Login-Bereich Verwaltung einstellen, in welcher Sprache der Client angezeigt werden soll. Es stehen mehrere Sprachen zur Verfügung. Wird eine neue Sprache ausgewählt, ist ein Neustart des Clients erforderlich.

2. Geben Sie hier Ihren Namen und Ihr Passwort für das ELO Archiv ein.

Archiv eintragen

Ist noch kein Archiv eingetragen, rufen Sie die Archivverwaltung auf. Ist bereits ein Archiv vorhanden, fahren Sie bitte fort mit Schritt Nr. 7.

3. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Archivverwaltung und in diesem Dialog daraufhin auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Es erscheint der Dialog Neues Archiv hinzufügen.

4. Tragen Sie den Archivnamen und die dazugehörige URL des Indexservers ein.

Sind die Felder korrekt ausgefüllt, meldet der Dialog in grüner Schrift, dass der Indexserver erreichbar ist. Gleichzeitig wird die OK-Schaltfläche aktiv. Bei falschen Angaben meldet der Dialog Archiv nicht erreichbar. Korrigieren Sie in diesem Fall die Eingaben für den Archivnamen und die URL des Indexservers.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Angaben zu bestätigen.

Der Dialog Archivverwaltung erscheint. Das neue Archiv ist eingetragen.

6. Schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf Schließen.

Das Archiv ist jetzt vorhanden und erreichbar. Das aktive Archiv ist mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Nun müssen Sie den Client mit dem Archiv verbinden und sich mit den ELO Benutzerdaten anmelden.

Archiv verbinden

7. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol rechts im Textfeld Archiv im Bereich Verwaltung.

Eine Liste mit allen verfügbaren Archiven erscheint.

8. Klicken Sie auf das Archiv, das Sie verwenden wollen.

Das Archiv wird im Anmelde-Dialog angezeigt. Es ist noch als getrennt gekennzeichnet.

9. Tragen Sie nun im Bereich Anmeldung den ELO Benutzernamen und das Passwort ein.

Setzen Sie ein Häkchen bei Passwort speichern, meldet sich der Client automatisch mit denselben Verbindungsdaten (Login und Archiv) der letzten Anmeldung an.

Es ist möglich, mehrere Anmeldedaten zu speichern. Die gespeicherten Anmeldedaten gelten nicht archivübergreifend, sondern werden pro Archiv gespeichert.

Um zu sehen, für welche Archive Passwörter gespeichert wurden, klicken Sie im Dialog Archivverwaltung auf die Schaltfläche Passwörter.

Hier haben Sie die Möglichkeit, gespeicherte Anmeldedaten zu entfernen.

Beachten Sie: Wird das Windows-Passwort eines Benutzers statt über den Anmeldebildschirm oder die Domäne über die Computerverwaltung geändert, gehen die gespeicherten Passwörter verloren.

Alternativ: Wählen Sie die Option Mit dem Windows-Benutzer anmelden, falls Sie einen Zugang über Single-Sign On (SSO) eingerichtet haben. Die Anmeldung im Archiv erfolgt in diesem Fall automatisch.

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden, um eine Verbindung zum Archiv herzustellen.

Ergebnis

Die Verbindung zum Archiv ist hergestellt.

Hinweis: Bei jedem Neustart von Microsoft Outlook verbinden Sie sich mit einem Klick auf die Schaltfläche ELO Archiv oberhalb der Outlook-Navigationsleiste mit dem Archiv. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Schaltfläche ELO Archiv, um im Funktionsbereich Login Ihre Anmeldedaten zu ändern.

Im Anzeigebereich von Outlook ist unter der Mail- und Kontoverwaltung (1) jetzt das ELO Archiv zu sehen (2). Es steht über der Funktionsbereichsleiste (3).

Hinweis: Der ELO Archivbereich kann mit gedrückter linker Maustaste verschoben, verkleinert oder vergrößert werden. Um das ELO Archiv zu minimieren, klicken Sie im Funktionsbereich Login mit gedrückter STRG-Taste auf eine beliebige Stelle.

Funktionsbereichsleiste

Login: Hier können Sie den ELO Outlook Client vom ELO Archiv trennen und die Archivverwaltung aufrufen.

Mein ELO: Mit einem Klick auf diesen Funktionsbereich erscheint im Anzeigebereich Mein ELO. Zudem wird oberhalb der Funktionsbereichsleiste der Archivbaum sichtbar.

Archiv: Der Archivbaum wird oberhalb der Funktionsbereichsleiste sichtbar.

Bearbeitung: Mit einem Klick auf diesen Funktionsbereich werden in der Listenansicht die Dokumente angezeigt, die sich gerade in Bearbeitung befinden.

Suche : Mit einem Klick auf diesen Funktionsbereich öffnet sich über der Listenansicht eine Suchleiste. Hier können Sie eine iSearch- oder eine Verschlagwortungssuche durchführen.