Le dialogue Indexation vous permet de faire afficher les informations d'indexation ou de modifier les champs d'indexation. Le dialogue se compose des sections Sélection de masque, Base, Texte supplémentaire et Options. Pour ne pas cacher l'application active, le dialogue est affiché sous une forme simplifiée avec tous les champs d'indexation dans la barre latérale.

Indexation (1)

Sélection de masque

Veuillez sélectionner le masque d'indexation souhaité par le biais du menu déroulant. Ici, vous voyez tous les masques d'indexation qui peuvent être sélectionnés pour ce type d'entrée. Chaque masque d'indexation a ses propres champs et réglages.

Remarque : lors de la modification du masque d'indexation, les informations d'indexation seront perdues ou mal attribuées.

Base

La partie Base contient au moins les champs d'indexation standards suivants :

Désignation : ce champ vous permet de modifier le nom d'affichage de l'entrée.

Date : la date peut être attribuée et modifiée librement par le biais du symbole du calendrier. Dans les entrées nouvellement indexés et lors de modifications, ce champ d'indexation obtient automatiquement la date de la dernière modification.

Date de dépôt : la date de dépôt de cette entrée dans l'archive ou la date de création du classeur. La date est attribuée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

Propriétaire: le nom de l'utilisateur qui a modifié l'entrée en dernier. Ce champ ne peut pas être vérifié.

D'autres champs d'indexation apparaissent, en fonction du réglage du masque d'indexation.

Une forme particulière des champs d'indexation sont les relations qui permettent une connexion entre les entrées.

Les champs d'indexation du type de données Relation sont dotés d'un symbole d'une chaine. Cliquez sur le symbole de la chaîne pour ouvrir une liste déroulante avec les entrées. Pour ouvrir l'indexation correspondante, cliquez sur la flèche. Pour plus d'informations sur le type de données Relation , lisez le chapitre Types de champs d'indexation dans le manuel de la console d'administration.

Information : les champs d'indexation peuvent être configurés de manière à ce que la saisie d'un nombre précis de caractères soit obligatoire pour clôturer l'indexation. Ces champs deviennent des champs obligatoires. Les champs obligatoires sont marqués en rouge tant qu'ils sont vides.

Indexation (2)

Texte supplémentaire

La section Texte supplémentaire est fermée dans le standard et peut être ouverte par le biais de la flèche pointue.

Si nécessaire, entrez des informations supplémentaires sur l'entrée dans le champ d'entrée. Le champ peut également être utilisé pour les réglages de script.

Options

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être sélectionnée par le biais du symbole du calendrier.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir une date d'expiration pour l'entrée. La date souhaitée peut être sélectionnée par le biais du symbole du calendrier.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Type d'entrée : le type d'entrée reconnu par le client s'affiche ici. Le cas échéant, sélectionnez un autre type d'entrée dans le menu déroulant. Suivant les réglages effectués, le symbole du document est affiché dans l'affichage de liste de l'archive.

Couleur d'écriture : sélectionnez une couleur par le biais du menu déroulant, par exemple, pour que l'entrée soit bien visible dans votre structure de dépôt. Le réglage standard est celui de la couleur système.

Statut de document : dans le menu déroulant, sélectionnez le statut de document avec lequel vous souhaitez déposer le document.

• Contrôle de la version activé : une nouvelle version est créée lorsque le document est traité. Les modifications sont documentées. Il est possible de restaurer les anciennes versions.
• Pas de contrôle de version : le document n'est pas soumis à la gestion de version. Les modifications ne mènent pas à une nouvelle version. Il n'est pas possible d'accéder à des anciens niveaux de traitement.
• Pas de modification possible : ELO fait qu'il n'est pas possible d'apporter des modifications au document ou à l'indexation de ce document.

Attention : il n'est pas possible de modifier le statut Pas de modification possible.

Cercle de codage : vous pouvez verrouiller les documents pour limiter l'accès aux documents. Cette option détermine le cercle de codage qui doit être utilisé. L'utilisateur doit posséder le mot de passe pour ce cercle de codage afin de pouvoir visualiser un document.

Placer dans le plein texte : déterminez si le document doit être placé dans le plein texte. En enregistrant le document dans le plein texte, celui-ci est placé dans le plein texte et peut être trouvé grâce à la recherche plein texte. Ceci est seulement possible si le document contient des données de texte.

ID d'objet et GUID : cette option affiche le numéro d'entrée interne. Cette indication ne peut pas être modifiée. L'ID d'entrée est requise lors de la vérification de la somme de contrôle.

Déposé par : l'utilisateur qui a créé ou indexé le document est entré automatiquement ici. Ce champ ne peut pas être vérifié.