Kurzinfo

Im Archiv soll ein neuer Ordner angelegt werden.

Voraussetzungen

• Sie müssen wissen, welchen Ordner Sie im Archiv erzeugen wollen.

Schritt für Schritt

1. Starten Sie den Client.

2. Öffnen Sie den Funktionsbereich Archiv.

3. Klicken Sie auf den Ordner, in dem der neue Ordner angelegt werden soll.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner (Multifunktionsleiste > Start).

Der Dialog Verschlagwortung für neuen Ordner erscheint. Die Verschlagwortungsmaske Ordner ist voreingestellt.

Information: Bei der Verschlagwortung von Ordnern werden in der Spalte Maskenauswahl nur die Verschlagwortungsmasken angezeigt, bei denen in der Verschlagwortungsmaskenverwaltung in der ELO Administration Console die Option Als Ordnermaske verwendbar aktiviert ist.

5. Tragen Sie die Kurzbezeichnung für den neuen Ordner ein.

Information: Je exakter die Eingaben sind, die Sie im Verschlagwortungsdialog machen, umso leichter können Sie Ordner über die Suche wiederfinden.

6. Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Der neue Ordner wurde im Archiv angelegt. Der Ordner kann für die Ablage von Dokumenten oder für die Anlage von weiteren Unterordnern genutzt werden.

Mehrere Ordner anlegen

Um mehrere Ordner gleichzeitig anzulegen, nutzen Sie die Funktion Standardregister einfügen. Um eine bestehende Ordnerstruktur als Standardregister zu speichern, verwenden Sie die Funktion Als Standardregister speichern.

Information: Bei einer Neuinstallation sind keine Standardregister vorhanden. Um die folgenden Schritte ausführen zu können, müssen Sie gegebenfalls zuerst ein Standardregister anlegen (s. u.).

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Archiv.

2. Markieren Sie den Ordner, in dem Sie ein Standardregister einfügen wollen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standardregister einfügen (Multifunktionsleiste > Archiv).

Der Dialog Standardregister einfügen erscheint.

4. Klicken Sie auf das gewünschte Standardregister.

Ergebnis

Das Standardregister wird eingefügt. In diesem Beispiel wurde ein Standardregister für die Kalendermonate gewählt.

Standardregister anlegen

Sie können die bestehende Unterstruktur eines Ordners als Standardregister speichern. Dadurch können Sie eine einmal angelegte Struktur beliebig oft wiederverwenden.

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie auf den Ordner im Archiv, der die Unterstruktur enthält, die Sie als Standardregister speichern möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als Standardregister speichern (Multifunktionsleiste >Archiv ).

Der Dialog Als Standardregister speichern erscheint.

3. Geben Sie einen Namen für das neue Standardregister ein.

Optional: Wählen Sie die gewünschten Optionen.

4. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Das Standardregister wird gespeichert und steht Ihnen über die Funktion Standardregister einfügen zur Verfügung.