Kurzinfo

Ein bestehendes Dokument soll bearbeitet und die neueste Version wieder im Archiv abgelegt werden.

Voraussetzungen

Ein Dokument zur Bearbeitung ist vorhanden.

Schritt für Schritt

1. Starten Sie den Client.

2. Öffnen Sie den Funktionsbereich Archiv.

3. Öffnen Sie den Ordner mit dem Dokument, das Sie bearbeiten wollen.

4. Klicken Sie auf das Dokument.

Die Vorschau des Dokuments wird im Anzeigebereich angezeigt.

Auschecken

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auschecken und bearbeiten (Multifunktionsleiste > Start).

Das Dokument wird in der entsprechenden externen Anwendung geöffnet und kann bearbeitet werden.

Information: Im Archiv wird vor dem Namen des Dokuments der Bearbeiter in eckigen Klammern angezeigt. Für andere Benutzer ist das Dokument gesperrt.

Bearbeiten

6. Bearbeiten Sie das Dokument.

7. Speichern Sie das Dokument in der externen Anwendung.

8. Schließen Sie die externe Anwendung.

Das Dokument befindet sich im Funktionsbereich Bearbeitung.

Optional: Öffnen Sie den Funktionsbereich Bearbeitung.

9. Markieren Sie das Dokument.

Einchecken

10. Um das Dokument wieder in das Archiv zu übertragen, klicken Sie auf Einchecken.

Alternativ: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Einchecken.

Der Dialog Versionsinformation erscheint.

Optional: Geben Sie eine Versionsnummer und einen Versionskommentar ein.

Information: Wenn Sie möchten, dass das im Archiv angezeigte Dokumentendatum das aktuelle Datum ist, aktivieren Sie die Option Dokumentendatum anpassen (auf heutiges Datum setzen).

Information: Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen können bei einem versionsverwalteten Dokument Versionen löschen. Wenn Sie wollen, dass Ihre Version nicht gelöscht werden kann, aktivieren Sie die Option Nicht löschbare Version.

11. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Das eingecheckte Dokument befindet sich mit einer neuen Versionsnummer im Funktionsbereich Archiv.