Objectif

Un document existant doit être modifié et la nouvelle version doit être déposée dans l'archive.

Conditions préliminaires

Un document doit être traité.

Pas à pas

1. Démarrez le client.

2. Ouvrez la section Archive.

3. Ouvrez le classeur contenant le document que vous souhaitez modifier.

4. Cliquez sur le document.

L'aperçu du document est affiché dans la zone d'affichage.

Check-out

5. Cliquez sur le bouton Check-out et modifier (Ruban < Démarrer).

Le document est ouvert dans l'application externe et peut être modifié.

Information : dans l'archive, le nom de l'utilisateur est affiché entre crochets devant le nom du document. Le document est verrouillé pour les autres utilisateurs.

Modifier

6. Traitez le document.

7. Veuillez enregistrer le document dans l'application externe.

8. Veuillez fermer l'application externe.

Le document se trouve dans la section En traitement.

En option : ouvrez la section En traitement.

9. Marquez le document.

Check-in

10. Pour transférer le document dans l'archive, cliquez sur Check-in.

En alternative : cliquez sur le document avec la touche droite de la souris et sélectionnez l'entrée Check-in dans le menu contextuel.

Le dialogue Information de version apparaît.

En option : entrez un numéro de version et un commentaire de version.

Information : si vous souhaitez que la date de document affichée dans l'archive corresponde à la date actuelle, activez l'option Ajuster la date de document.

Information : les utilisateurs disposant des autorisations requises sont en mesure de supprimer les versions des documents soumis au versioning. Si vous souhaitez que votre version ne puisse pas être supprimée, activez l'option Version ne pouvant être supprimée.

11. Cliquez sur OK.

Résultat

Le document soumis au check-out se trouve à nouveau dans la section Archive avec un nouveau numéro de version.