Über den Dialog konfigurieren Sie die ELO Macros.

Benutzer auswählen: Um einem Benutzer oder einer Optionengruppe bestimmte Einstellungen in der Konfiguration zuzuweisen, wählen Sie den Benutzer/die Optionengruppe über die Schaltfläche Benutzer auswählen aus.

Information: Es ist nicht möglich, mehrere Benutzer oder mehrere Optionengruppen auszuwählen. Sie können immer nur einen Benutzer oder eine Optionengruppe auswählen.

Einstellungen löschen(X-Symbol): Löschen Sie alle Einstellungen, die Sie für einen Benutzer oder eine Optionengruppe vorgenommen haben. Die Einstellungen werden auf Standardwerte zurückgesetzt.

Allgemein

Verschlagwortungsmaske bei der Ablage anzeigen: Ist diese Option aktiviert, wird der Dialog Verschlagwortung beim Ablegen angezeigt.

Ist die Option Verschlagwortungsmaske bei der Ablage anzeigen deaktiviert, werden die Dokumente mit der für den Dateityp vordefinierten Verschlagwortungsmaske abgelegt.

Die Verschlagwortungsmaske für unterschiedliche Dateitypen definieren Sie in der Konfiguration des ELO Java Clients unter dem Menüpunkt Verschlagwortung im Bereich Verschlagwortungsmasken für verschiedene Dateitypen.

Ist für den Dateityp keine Verschlagwortungsmaske festgelegt, übernehmen die ELO Macros die Einstellung der Option Maske für neue Dokumente in der Konfiguration des ELO Java Clients.

Mit Standardeinstellungen wird die Verschlagwortungsmaske Freie Eingabe verwendet.

Im ausgewählten Ordner im Archiv ablegen: Ist diese Option aktiviert, werden Dokumente im zuletzt ausgewählten Ordner im ELO Archiv abgelegt. Ansonsten erscheint der Dialog Neues Dokument ablegen. Über diesen Dialog wählen Sie den gewünschten Ordner aus.

Dokument nach Ablage anzeigen: Ist diese Option aktiviert, wird das Dokument nach der Ablage im ELO Archiv angezeigt.

Verhalten nach Ablage: Über dieses Drop-down-Menü wählen Sie aus, wie sich die Drittprogramme nach Abschluss der Ablage verhalten sollen.

Information: Aus technischen Gründen müssen die ELO Macros Dokumente vor der Ablage schließen.

Folgenden Optionen stehen zur Auswahl:

• Anwendung schließen, Dokument im Dateisystem nicht löschen: Das Drittprogramm wird geschlossen. Die abgelegte Datei wird nicht gelöscht.
• Dokument erneut öffnen: Das Drittprogramm bleibt geöffnet. Die abgelegte Datei wird nicht gelöscht und erneut geöffnet.
• Dokument im Dateisystem löschen, Anwendung schließen: Das Drittprogramm wird geschlossen. Die abgelegte Datei wird im Dateisystem gelöscht.
• Anwendung nicht schließen, Dokument im Dateisystem nicht löschen: Das Drittprogramm bleibt geöffnet. Die abgelegte Datei wird nicht gelöscht.
• Dokument im Dateisystem löschen, Anwendung nicht schließen: Das Drittprogramm bleibt geöffnet. Die abgelegte Datei wird im Dateisystem gelöscht.

Microsoft Word

Formularfelder in die Verschlagwortung übernehmen: Ist diese Option aktiviert, werden in Microsoft Word angelegte Formularfelder in die Verschlagwortung übernommen.

Die Option Formularfelder in die Verschlagwortung übernehmen unterstützt ausschließlich Felder aus dem Word-Menüpunkt Formulare aus Vorversionen.

Damit die ELO Macros eine Verbindung zum entsprechenden Indexfeld herstellen, müssen Sie den Gruppennamen des Indexfeldes in den Eigenschaften des Formularfeldes als Textmarke eintragen.

Microsoft Outlook/IBM Lotus Notes

Ablage: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, wie ELO bei der Ablage mit E-Mails und Anhängen umgehen soll. Folgenden Optionen stehen zur Auswahl:

• Nur E-Mail ablegen, Anlagen integriert: E-Mails werden als Dokument abgelegt. Anhänge und eingebettete Dateien werden in die E-Mail integriert abgelegt.
• E-Mail und Anlagen separat als Einzeldokumente: E-Mails und Anhänge werden als einzelne Dokumente abgelegt. Eingebettete Dateien werden integriert abgelegt. Ist die Option Eingebettete Dateien ablegen aktiviert, werden eingebettete Dateien wie Anhänge behandelt.
• Anlagen als Dateianbindung der E-Mail: E-Mails werden als Dokument abgelegt. Anhänge werden als Dateianbindung der E-Mail (nicht integriert) abgelegt. Eingebettete Dateien werden integriert abgelegt. Ist die Option Eingebettete Dateien ablegen aktiviert, werden eingebettete Dateien wie Anhänge behandelt.
• Nur Anlagen als Einzeldokumente: E-Mails und integrierte Dateien werden nicht abgelegt. Anhänge werden als einzelne Dokumente abgelegt. Ist die Option Eingebettete Dateien ablegen aktiviert, werden eingebettete Dateien wie Anhänge behandelt.
• Per Dialog nachfragen: Bei der Ablage erscheint der Dialog Archivablage. Über diesen Dialog wählen Sie aus, wie sich die ELO Macros im jeweiligen Fall verhalten sollen. Ist die Option Eingebettete Dateien ablegen aktiviert, werden eingebettete Dateien wie Anhänge behandelt.

Verschlagwortungsmaske bei Ablage von E-Mails und Anlagen nicht anzeigen: Ist diese Option aktiviert, wird der Dialog Verschlagwortung beim Ablegen von E-Mails nicht angezeigt.

Die Verschlagwortungsmaske für E-Mails definieren Sie in der Konfiguration des ELO Java Clients unter dem Menüpunkt Verschlagwortung im Bereich Verschlagwortungsmasken für verschiedene Dateitypen.

Mit Standardeinstellungen werden E-Mails mit der Verschlagwortungsmaske EMail abgelegt.

Ablageziel für gesendete E-Mails: In dieses Feld tragen Sie einen Ablagepfad für gesendete E-Mails ein. Über die Schaltfläche mit dem ¶-Symbol tragen Sie das entsprechende Symbol zum Trennen der Ebenen ein.

Alternativ: Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie einen Pfad im ELO Archiv aus.

Ablageziel für empfangene E-Mails: In dieses Feld tragen Sie einen Ablagepfad für empfangene E-Mails ein. Über die Schaltfläche mit dem ¶-Symbol tragen Sie das entsprechende Symbol zum Trennen der Ebenen ein.

Alternativ: Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie einen Pfad im ELO Archiv aus.

Information: Ein in der jeweiligen Verschlagwortungsmaske definierter Indexaufbau wird ignoriert. Allerdings können nachfolgend beschriebene Variablen verwendet werden:

• ##D#: Die Domain der E-Mail-Adresse
• ##M#: Die vollständige E-Mail-Adresse
• ##N#: Namensteil der E-Mail-Adresse (vor dem @-Zeichen)
• ##P#: Persönlicher Ordner < Archiv>//<Name des Benutzers>//Personal area (Nur am Anfang des Pfades)
• ##R#: Das Empfangsdatum (Format: YYYYMMTThhmmss)
• ##U#: Der ELO Benutzername des aktuell angemeldeten Benutzers

Außerdem ist es möglich, nur Teile der jeweiligen Variable auszulesen. Beachten Sie folgende Syntax:

##<Variable><Startwert><Anzahl an Zeichen>#

Beispiel 1: Um vom Namensteil der E-Mail-Adresse nur die ersten drei Buchstaben auszulesen (0 = Start vor dem ersten Zeichen; 3 = drei Zeichen auslesen), tragen Sie ##N0,3# ein .

Beispiel 2: Um vom Empfangsdatum ab der achten Stelle (= ab der Uhrzeit) alle Zeichen auslesen zu lassen, tragen Sie ##R8# ein.

Beispiel 3: Ein möglicher Pfad für gesendete E-Mails könnte folgendermaßen aussehen:

##P#¶E-Mails¶Gesendet¶##R0,4#¶##N#

Dies entspricht dem Pfad: Personal area // E-Mails // Gesendet // <Jahr> // Empfänger

Referenzen für weitere Empfänger anlegen: Ist diese Option aktiviert, werden bei der automatischen Ablage von versendeten E-Mails Referenzpfade für alle Empfänger angelegt.

Beachten Sie: Dazu muss der Pfad im Feld Ablageziel für gesendete E-Mails eine der Variablen (##M# oder ##N#) enthalten.

Eingebettete Dateien ablegen: Ist diese Option aktiviert, werden eingebettete Dateien wie Anhänge behandelt. Die ELO Macros legen die Dateien so ab, wie Sie es unter der Option Ablage eingestellt haben.

Archivierte E-Mails im E-Mail-Client löschen: Ist diese Option aktiviert, werden E-Mails nach dem Archivieren im E-Mail-Programm gelöscht.

versendete E-Mails automatisch archivieren: Ist diese Option aktiviert, werden gesendete E-Mails nach dem Senden archiviert.

Präfix an archivierte E-Mail anfügen: In dieses Feld tragen Sie eine Zeichenkette ein. Diese wird beim Archivieren vorne an den Betreff der E-Mail angehängt, sodass bereits archivierte E-Mails von nicht archivierten E-Mails unterschieden werden können. Die Standardzeichenkette ist [ELO].

Beachten Sie: Ist keine Zeichenkette eingetragen, lassen sich E-Mails, die nicht gelöscht werden, mehrfach archivieren.

[A] vor Kurzbezeichnung bei Anlagen anfügen: Ist diese Option aktiviert, werden Anhänge beim Ablegen mit der Zeichenkette [A] in der Kurzbezeichnung gekennzeichnet. Die ELO Macros legen die Dateien so ab, wie Sie es unter der Option Ablage eingestellt haben.

E-Mail-Betreff in der Kurzbezeichnung bei Anlagen einfügen: Ist diese Option aktiviert, wird der Betreff der E-Mail in die Kurzbezeichnung der Anhänge eingetragen. Die ELO Macros legen die Dateien so ab, wie Sie es unter der Option Ablage eingestellt haben.

Vorgabe bei fehlender Domäne: In dieses Feld tragen Sie einen Domäne ein, die als Standard verwendet wird, falls keine Domäne vorhanden ist. Der Standardwert ist local.

Webbrowser

Direkter Link: Ist diese Option aktiviert, wird die archivierte Webseite als Link im ELO Archiv gespeichert. Ist die Option deaktiviert, wird die Webseite als HTML-Datei archiviert.