Kurzinfo

Eine E-Mail soll per Drag&Drop von IBM Notes direkt in das Archiv gezogen und dort abgelegt werden.

1. Klicken Sie auf die zu archivierende E-Mail und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste auf den Zielordner rechts in das ELO Archiv.

2. Lassen Sie die Maustaste los.

Der Verschlagwortungsdialog erscheint.

3. Wählen Sie im Verschlagwortungsdialog je nach Art des Dokuments oder Systematik der Ablage eine Verschlagwortungsmaske. Sie können die Verschlagwortungsmaske auch später noch ändern.

4. Wählen Sie beispielsweise die Verschlagwortungsmaske EMail.

5. Tragen Sie eine Kurzbezeichnung ein - sie dient als Name der E-Mail im ELO.

6. Tragen Sie gegebenenfalls weitere Informationen in die vorhandenen Indexfelder ein.

Indexfelder enthalten Metainformationen zu Ihrem Dokument und befinden sich auf dem Tab Basisinformationen und Optionen.

Auf dem Tab Berechtigungen können Sie angeben, wer das Recht hat, diese Datei zu sehen, zu bearbeiten und erneut zu speichern.

Information: Die Indexfelder Von, An, und Betreff in der E-Mail-Maske werden automatisch gefüllt. Je exakter und standardisierter Ihre weiteren Eingaben in einem Verschlagwortungsdialog sind, umso leichter finden Sie Archivinhalte (E-Mails, Anhänge, Dateien,...) über die Suche wieder.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Vorgang abzuschließen.

Ergebnis

Die E-Mail wurde im ELO abgelegt und befindet sich in dem von Ihnen ausgewählten Ordner im Archiv.

Information: Auch bei Drag&Drop ist Mehrfachauswahl möglich. Sie können also mit ELO auch mehrere Dateien zeitgleich ablegen und verschlagworten. Diese Mehrfachauswahl erreichen Sie mit STRG und Mausklick. Die mehrfache Verschlagwortung bei Ablage können Sie in der Konfiguration unter Verschlagwortung einstellen.

Alternative: Automatische Archivablage

Alternativ können Sie über die Schaltfläche Automatische Archivablage eine E-Mail im ELO Archiv ablegen.

Welche Maske für die automatische Archivablage verwendet wird, definieren Sie in der Konfiguration des ELO Java Clients.

1. Klicken Sie auf ELO Menü > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Bereich ELO Notes Client.

Die Optionen für den ELO Notes Client erscheinen.

2. Wählen Sie im Feld Maske für die automatische Ablage über das Drop-down-Menü die gewünschte Verschlagwortungsmaske. Auswählbar sind ausschließlich Verschlagwortungsmasken mit einem eingerichteten Indexaufbau.

3. Ziehen Sie nur per Drag&Drop eine zu archivierende E-Mail auf die Schaltfläche Automatische Archivablage.

Der Verschlagwortungsdialog der in der Konfiguration ausgewählten Maske erscheint. Nach der Verschlagwortung wird das Dokument gemäß des angelegten Indexaufbaus im ELO Archiv abgelegt.

Um das zuletzt abgelegte Dokument im Archivbaum der Seitenleiste anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Archivablage.