Kurzinfo

Im Archiv soll ein abgelegtes Dokument gefunden werden.

Voraussetzung

Es muss mindestens ein Dokument im ELO Archiv abgelegt sein.

Information: Sie haben nur über die Suche Zugriff auf das Archiv. Im ELO Task Client steht Ihnen kein Archivbaum zur Verfügung.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Suche.

2. Klicken Sie in das Suchfeld der ELO iSearch.

3. Geben Sie einen Suchbegriff ein.

Sobald Sie den ersten Buchstaben des Suchbegriffs eingeben, versucht die ELO iSearch, passende Vorschläge anzubieten. Findet die ELO iSearch passende Begriffe, öffnet sich ein Drop-down-Menü mit Vorschlägen. Wenn Sie weitere Buchstaben eingeben, aktualisiert die ELO iSearch die Vorschläge entsprechend.

4. Klicken Sie auf einen Begriff.

Der Suchbegriff wird ins Suchfeld übernommen. Die Suche startet sofort.

Alternativ: Wenn Sie keinen der Vorschläge wählen wollen, sondern genau den eingegebenen Suchbegriff verwenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.

Information: Eine Suche mit mehreren Begriffen im Suchfeld findet nur Einträge, bei denen sich alle gesuchten Begriffe innerhalb eines Bereichs (Volltext, Verschlagwortung, Feed) befinden.

Für Begriffe in mehreren Bereichen benutzen Sie die Funktion in X Feldern. Sie können zwischen den drei Bereichen Volltext, Verschlagwortung und Feed wählen.

Ergebnis

Das Suchergebnis erscheint im Funktionsbereich Suche unter dem Suchfeld.

Sie können die Ergebnisse nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Klicken Sie hierfür auf das Drop-down-Menü rechts oben im Funktionsbereich Suche.

Filter

Die ELO iSearch bietet die Möglichkeit, Filter hinzuzufügen. Auf diese Weise verfeinern Sie das Suchergebnis.

Folgende Filter bietet der ELO Task Client an:

Eintragstyp: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, die dem gewählten Eintragstyp (Ordner, Bilddokument, Word-Dokument, ...) entsprechen.

Datum: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, die das gewählte Dokumentendatum besitzen.

Abgelegt von: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, die von einem bestimmten Benutzer abgelegt wurden.

Maske: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, die mit der gewählten Verschlagwortungsmaske verschlagwortet wurden.

Alle Indexfelder: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, bei denen der Suchbegriff in einem beliebigen Indexfeld vorkommt.

Indexfeld auswählen: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, bei denen der Suchbegriff im gewählten Indexfeld vorkommt.

Feed: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, deren Feed-Beiträge den gesuchten Hashtag aufweisen.

Bearbeiter: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, bei denen der gewählte Benutzer als Bearbeiter eingetragen ist.

Ablagedatum: Als Treffer werden nur Einträge angezeigt, die das gewählte Ablagedatum besitzen.

Dateigröße: Als Treffer werden nur Einträge mit einer bestimmten Dateigröße angezeigt.

Filter hinzufügen

Die verschiedenen Filter fügen Sie nach einem einfachen Prinzip hinzu. Dieses Prinzip zeigen wir nachfolgend anhand des Filters Datum.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datum.

Unter dem Suchfeld der ELO iSearch erscheint das Filterfeld Datum.

2. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol hinter dem Feld.

Ein Drop-down-Menü und ein Kalenderfeld erscheinen.

Information: Die Auswahlmöglichkeiten unterscheiden sich je nach Filter.

Im Drop-down-Menü sehen Sie eine Liste mit Zeiträumen bzw. Jahren. In Klammern sehen Sie die Zahl der möglichen Treffer.

Im Kalenderfeld lässt sich ein exaktes Datum auswählen.

3. Klicken Sie auf einen Zeitraum, ein Jahr oder ein Datum.

Die ausgewählte Einstellung erscheint im Filterfeld.

Alternativ: Tippen Sie den gewünschten Zeitraum in das Eingabefeld ein. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• -xh = letzte X Stunden
• -xd = letzte X Tage
• -xm = letzte X Monate
• +xh = nächste X Stunden
• +xd = nächste X Tage
• +xm = nächste X Monate

Optional: Über das Kontextmenü des Filters können Sie den ausgewählten Filter negieren.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.

Der Suchvorgang startet. Die Suchergebnisse erscheinen im Funktionsbereich Suche.

Filter kombinieren

Sie können Filter auf unterschiedliche Weise kombinieren:

Mehrere unterschiedliche Filter: Kombinieren Sie unterschiedliche Filter, grenzen Sie das Suchergebnis über mehrere Kriterien ein. Dadurch erstellen Sie sehr genaue Suchanfragen.

Mehrere Filter eines Typs: Verwenden Sie mehrere Filter desselben Typs, um den Filter zu erweitern. Zwei Filter des Typs Datum ermöglichen z. B. eine Von-bis-Suche. Mehrere Filter des Typs Eintragstyp erlauben eine Suche mit einer ODER-Verknüpfung zwischen den gewählten Eintragstypen.

Filter über die Facettensuche hinzufügen

Der ELO Task Client bietet bei Bedarf eine zusätzliche Möglichkeit, mit Filtern zu arbeiten: die sogenannte Facettensuche. Ist die Facettensuche aktiv, erscheinen unter dem Suchfeld der ELO iSearch dynamisch generierte Filtervorschläge.

Information: Die Facettensuche muss über die Konfiguration aktiviert werden. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Administration.

So benutzen Sie die Facettensuche:

1. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld der ELO iSearch ein.

Unter dem Suchfeld erscheinen mögliche Filter. Sie sind nach Filtertypen gegliedert. Hinter dem jeweiligen Filter sehen Sie anhand der Zahl, wie viele mögliche Treffer über den jeweiligen Filter gefunden wurden.

Information: Falls keine Filter angezeigt werden, sind entweder keine Filtermöglichkeiten vorhanden oder die Filtermöglichkeiten sind ausgeblendet. Sind die Filtermöglichkeiten ausgeblendet, klicken Sie auf Filtermöglichkeiten anzeigen.

2. Klicken Sie auf einen Filter.

Der Filter wird unter dem Suchfeld eingefügt. Über das X-Symbol lässt sich der Filter entfernen.

Je nach Auswahl sehen Sie weitere Filtermöglichkeiten bzw. das gefilterte Suchergebnis.

Optional: Wiederholen Sie Schritt 2 gegebenfalls, bis Sie die Trefferliste auf das gewünschte Maß eingegrenzt haben.