Bevor Dokumente in ELO abgelegt oder neue Ordner angelegt werden, müssen Sie Metadaten für die Einträge eingeben. Hierzu dienen Masken, die entsprechende Eingabefelder (Felder genannt) enthalten.

Der Dialog Metadaten dient der Eingabe und Bearbeitung der Metadaten. Meistens erscheint der Dialog automatisch beim Ablegen eines Dokuments oder Anlegen eines Ordners.

Es gibt drei Möglichkeiten, den Dialog Metadaten manuell zu öffnen. Markieren Sie einen Eintrag und

• klicken Sie im Menüband auf Verwalten > Metadaten.
• öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie auf Metadaten.
• drücken Sie die Taste F4.

Beachten Sie: Falls im Eintrag personenbezogene Daten enthalten sind, füllen Sie auf dem Tab Optionen die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist vollständig aus. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Personenbezogene Daten.

Im Dialog Metadaten sehen Sie die gewählte Maske und die dazugehörigen Felder. Falls bereits Metadaten vorhanden sind, erscheinen diese in den unterschiedlichen Feldern der Maske.

Im Bereich Maskenauswahl (auf der linken Seite des Dialogs) sehen Sie die verfügbaren Masken. Es werden entweder die Masken für Ordner oder diejenigen für Dokumente angezeigt, jeweils in Abhängigkeit vom markierten Eintrag in ELO.

Information: Über die Schaltfläche Masken ausblenden (nach links zeigender Pfeil) können Sie den Bereich Maskenauswahl einklappen. Wenn der Bereich eingeklappt ist, können Sie den Bereich über die Schaltfläche Masken anzeigen (nach rechts zeigender Pfeil) ausklappen.

Tabs

Masken sind untergliedert in Tabs. Folgende Standard-Tabs gibt es:

• Basis
• Zusatztext
• Optionen
• Berechtigungen
• Änderungschronik
• Weitere Infos

Nachfolgend werden die Standard-Tabs kurz beschrieben. Weitere Tabs erscheinen je nach Einstellungen der Maske.

Tab 'Basis'

Beim Öffnen des Dialogs Metadaten erscheint zuerst der Tab Basis. Er enthält mindestens die Standardfelder:

Standardfelder

Kurzbezeichnung: Titel des Eintrags. Wird in der Baumstruktur angezeigt.

Datum: Das Dokumentendatum bezieht sich auf das Datum, das die zugrunde liegende Datei zuletzt aufgewiesen hat. Bei Änderungen am Dokument lässt sich das Dokumentendatum aktualisieren.

Das Dokumentendatum kann auch manuell bearbeitet werden. Dazu steht die Kalenderfunktion zur Verfügung. Außerdem akzeptiert das Feld Eingaben mit folgender Syntax:

• +x = Heute in X Tagen
• +xd bzw. +xt = Heute in X Tagen (d für days/ t für Tage)
• +xm = Heute in X Monaten (m für months bzw Monate)
• +xy bzw. +xj= Heute in X Jahren (y für years/ j für Jahre)
• Um ein Datum in der Vergangenheit einzutragen, verwenden Sie statt + (Plus) entsprechend - (Minus)

Beispiel

Am 02.12.2019 wird mit der Angabe +1m das Datum 02.01.2020 eingetragen. Durch die Angabe -1j würde hingegen das Datum 02.12.2018 verwendet.

Zudem erweitert ELO folgende Kurzangaben automatisch:

• Aus 05 wird 05.<aktueller Monat>.<aktuelles Jahr>
• Aus 05.12 wird 05.12.<aktuelles Jahr>

Beispiel

Am 02.12.2019 wird mit der Angabe 31 das Datum 31.12.2019 eingetragen.

Ablagedatum: Das Ablagedatum bezieht sich auf den Zeitpunkt der Ablage in ELO.

Aktuelle Version: Zeigt, falls eingegeben, die individuelle Versionsnummer. Damit ist nicht der fortlaufende Versionszähler gemeint.

Bearbeiter: Zeigt den Benutzer, der das Dokument zuletzt bearbeitet hat.

Weitere Felder

Weitere Felder erscheinen je nach Einstellungen der Maske. Es ist möglich, dass sich weitere Felder auf zusätzlichen Tabs befinden.

Welche Daten Sie eingeben und was Sie dabei beachten müssen, hängt von den Feldern ab. Es gibt unterschiedliche Typen von Feldern, die wiederum von Maske zu Maske unterschiedlich konfiguriert sein können.

Textfeld: In ein Textfeld lassen sich Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen eingeben. Textfelder lassen sich jedoch auch einschränken. Etwa durch eine Maximallänge für die Eingabe.

Pflichtfeld: Felder lassen sich so konfigurieren, dass Sie mindestens eine bestimmte Anzahl an Zeichen eingeben müssen, um die Eingabe der Metadaten erfolgreich abzuschließen.

Pflichtfelder erkennen Sie am roten Sternchen und an der roten Hintergrundfarbe des Felds. Die untere Zeile des Dialogs weist auf mögliche Konflikte hin.

Stichwortlisten: Felder mit Stichwortlisten erkennen Sie am Listensymbol hinter dem jeweiligen Feld.

Stichwortlisten dienen der Vereinheitlichung von Eingaben und beschleunigen die Eingabe von Metadaten.

Information: Ein Feld, für das eine Stichwortliste angelegt wurde, lässt sich so konfigurieren, dass das Feld nur mit Stichwortliste ausgefüllt werden kann.

Sie können in diese Felder mehrere Stichwörter eintragen, die Sie durch ein Pilcrow-Zeichen (¶) trennen.

Beachten Sie: Stichwörter, die ein Pilcrow-Zeichen beinhalten, werden als Liste von Stichwörtern behandelt, da Pilcrow-Zeichen als Trennzeichen zwischen mehreren Werten eingesetzt werden.

Stichwortliste automatisch aufklappen: Ist die Option Stichwortliste automatisch aufklappen aktiviert, wird die Stichwortliste automatisch geöffnet, sobald Sie in einem Feld mit Stichwortliste zu tippen beginnen.

Information: Sie aktivieren bzw. deaktivieren die Option Stichwortliste automatisch aufklappen per Mausklick oder über den Tasturbefehl STRG + K

Ist die Option Stichwortliste automatisch aufklappen deaktiviert, müssen Sie die Stichwortliste per Klick auf das Listensymbol am Ende des jeweiligen Feldes öffnen.

Alternativ: Öffnen Sie die Stichwortliste wahlweise über die F7-Taste.

Tab 'Zusatztext'

Der Tab Zusatztext dient unterschiedlichen Zwecken.

Beispielsweise kann der Tab als Textfeld für zusätzliche Informationen verwendet werden. In manchen Fällen werden hier Einstellungen für Skripte usw. gespeichert.

Tab 'Optionen'

Im Tab Optionen legen Sie Merkmale und Verhaltensweisen eines Eintrags fest. Je nachdem, ob Sie Metadaten eines Dokuments oder eines Ordners eingeben, werden unterschiedliche Einstellmöglichkeiten angezeigt.

Allgemeine Optionen

Für alle Ordner und Dokumente sind die folgenden Einstellungen im Tab Optionen verfügbar:

Personenbezug: Falls im Eintrag personenbezogene Daten enthalten sind, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Feld.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig ausgefüllt, erscheint ein Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde. Sie können den Dialog deaktivieren über Menüband > Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Dialoge.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie eine Aufbewahrungsfrist für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Eintragstyp: Mit dieser Option legen Sie den Typ des Eintrags fest, z. B. ob es sich um ein Word- oder PDF-Dokument handelt. Entsprechend den hier vorgenommenen Einstellungen wird das Symbol des Dokuments in der Listendarstellung in ELO angezeigt.

Schriftfarbe: Wählen Sie eine Farbe für den Eintrag, um Ihre Ablagestruktur optisch zu verdeutlichen.

Kurzbezeichnung übersetzen: Ist die Option Kurzbezeichnung übersetzen aktiviert, wird die Kurzbezeichnung des Eintrags in der jeweils gewählten Anzeigesprache angezeigt.

Beachten Sie: Damit die Übersetzung angezeigt werden kann, muss für die Kurzbezeichnung eine Übersetzung in die Übersetzungstabelle eingetragen werden. Außerdem muss die Maske entsprechend konfiguriert sein. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihrem Systemadministrator.

Objekt-ID und GUID: Diese erste Nummer in diesem Feld ist die interne ELO Objekt-ID. Diese Angabe dient vor allem zu Ihrer Information und ist nicht veränderbar. Die Objekt-ID wird beispielsweise bei einer Überprüfung der Prüfsumme benötigt.

Die Zeichenfolge in Klammern gibt die GUID des Eintrags an. Bei der GUID (= Globally Unique Identifier) handelt es sich um eine einzigartige Identifikationsnummer. Sie wird automatisch vergeben und kann nicht verändert werden. Dadurch wird jeder Eintrag, auch über Repository-Grenzen hinweg, eindeutig identifizierbar.

Abgelegt von: Hier wird der Benutzer eingetragen, der den Eintrag angelegt hat.

Optionen für Dokumente

Folgende Optionen stehen nur für Dokumente zur Verfügung:

• Dokumentenstatus
• Dokumentenpfad
• Verschlüsselung
• In den Volltext aufnehmen
• Freigabedokument
• Dateiname

Dokumentenstatus: Wählen Sie über das Drop-down-Menü den Bearbeitungsstatus des Eintrags:

• Keine Versionskontrolle: Von dem Dokument wird nur eine Version gespeichert. Die vorige Version wird dabei gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.
• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument bearbeitet, entsteht eine neue Version. Die Änderungen werden dokumentiert. Ältere Versionen können wiederhergestellt werden.
• Keine Änderung möglich: Änderungen am Dokument und dessen Metadaten werden durch ELO unterbunden.

Beachten Sie: Der Dokumentenstatus Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht werden.

Dokumentenpfad: Hier sehen Sie, welcher Dokumentenpfad (Speicherpfad) für den Eintrag eingestellt ist.

Verschlüsselung: Hier steht der Verschlüsselungskreis, der die Verschlüsselung der Dokumente steuert. Der Benutzer muss das Passwort für den Schlüsselkreis besitzen, um ein Dokument ansehen zu können.

In den Volltext aufnehmen: Aktivieren Sie diese Funktion, um das Dokument in den Volltext aufzunehmen. Jedes Wort wird indiziert und steht für die Suche bereit.

Freigabedokument: Ist diese Option aktiviert, können Benutzer mit dem Recht Autor für Freigabedokumente Vorgängerversionen des Dokuments bearbeiten, ohne dass dies für die anderen Benutzer sichtbar ist.

Dateiname: Hier wird der Dateiname des Dokuments angezeigt, wie er beispielsweise beim Speichern außerhalb von ELO lauten würde.

Optionen für Ordner

Folgende Optionen stehen nur für Ordner zur Verfügung:

• Sortierung
• Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen
• Startpunkt für die Replikation

Sortierung: Hier können Sie festlegen, wie der Inhalt des jeweiligen Ordners sortiert werden soll:

• Ablagedatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht unten.
• Ablagedatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht oben.
• Alphabetisch: Sortierreihenfolge ist aufsteigend von A-Z.
• Alphabetisch absteigend: Sortierreihenfolge ist absteigend von Z-A.
• Datum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht unten.
• Datum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht oben.
• Manuell: Die Einträge lassen sich innerhalb des Ordners frei verschieben. Dazu muss der Ordner in der Listenansicht geöffnet sein.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen: Ist diese Option aktiviert, wird das erste Dokument des Ordners im Anzeigebereich angezeigt, sobald Sie auf den Ordner klicken.

Startpunkt für die Replikation: Über diese Option können Sie einen Ordner als Startpunkt für die Replikation definieren. Nach dem nächsten Replikationsvorgang befindet sich dieser Ordner in der Replication Base des Ziel-Repositorys. Dort muss der neue Ordner vom Administrator an der gewünschten Stelle im Ziel-Repository eingefügt werden. Damit besteht die Möglichkeit, Teilbereiche von Repositorys miteinander zu replizieren, obwohl diese nicht in identischen Strukturen abgelegt werden.

Tab 'Berechtigungen'

Im Tab Berechtigungen werden die Gruppen und Benutzer aufgelistet, die Zugriffrechte für den gewählten Eintrag besitzen. Benutzer mit entsprechenden Benutzerechten können die Einstellungen ändern.

Benutzer/Gruppe: Über das Feld Benutzer/Gruppe hinzufügen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer/Gruppe hinzufügen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und können diese erneut auswählen.

In der mittleren Spalte sehen Sie, welche Benutzer oder Gruppen bereits Berechtigungen für den gewählten Eintrag besitzen und welche Berechtigungseinstellungen jeweils gelten.

Um die Berechtigungseinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie einen Eintrag in der mittleren Spalte und selektieren oder deselektieren Sie einzelne Berechtigungen.

Folgende Berechtigungen gibt es:

• Sehen (R): Benutzer mit der Berechtigung Sehen haben lesenden Zugriff auf den ausgewählten Eintrag. Sie können den Inhalt des Eintrags sehen.
• Metadaten ändern (W): Benutzer mit der Berechtigung Metadaten ändern können die Metadaten des ausgewählten Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer mit der Berechtigung Löschen können den ausgewählten Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E): Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können den ausgewählten Eintrag bearbeiten.
• Listen bearbeiten (L): Diese Berechtigung ist nur für Ordner relevant. Benutzer mit der Berechtigung können den Inhalt des jeweiligen Ordners verändern. Sie können beispielsweise Dokumente in diesem Ordner erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner verschieben.
• Berechtigungen setzen (P): Wenn ein Benutzer die Berechtigung Berechtigungen setzen für einen Eintrag besitzt, kann er die Berechtigungen anderer Benutzer für diesen Eintrag ändern.

Information: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich (oranges Benutzersymbol): Über die Schaltfläche Persönlich vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen wollen, die auch in der anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und klicken Sie auf UND-Gruppe.

Mitglieder der Gruppe: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, sehen Sie in der Spalte Mitglieder der Gruppe, welche Benutzer Mitglied in der Gruppe sind.

Um ein Mitglied einer Gruppe auszuwählen, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Benutzer in der Spalte Mitglieder der Gruppe.

Berechtigungen entziehen: Um einem Benutzer bzw. einer Gruppe sämtliche Berechtigungen zu entziehen, klicken Sie auf das X-Symbol hinter dem ausgewählten Benutzer bzw. der ausgewählten Gruppe.

Tab 'Änderungschronik'

Bei versionskontrollierten Dokumenten werden Änderungen an den Metadaten dokumentiert. Diese Dokumentation finden Sie im Tab Änderungschronik.

Die Änderungschronik ist in zwei Bereiche unterteilt:

Der obere Bereich zeigt, welche Benutzer zu welchen Zeitpunkten Änderungen vorgenommen haben.

Im unteren Bereich erscheinen die Änderungen, die der jeweils gewählte Benutzer vorgenommen hat.

Tab 'Weitere Infos'

Der Tab Weitere Infos stellt weitere Felder in der Datenbank (Maps) zur Verfügung. Diese Felder lassen sich für Skripte, Workflows und weitere Zwecke nutzen.

Information: Nur Benutzer mit dem Recht “Weitere Infos” anzeigen können den Tab Weitere Infos sehen.