Zanim dokumenty zostaną zapisane w ELO lub utworzone zostają nowe foldery, musisz wprowadzić metadane dla wpisów. Do tego służą formularze, które zawierają odpowiednie pola wprowadzania (zwane polami).

Okno dialogowe Metadane służy do wprowadzania i edytowania metadanych. Przeważnie okno dialogowe wyświetla się automatycznie podczas zapisywania dokumentu lub tworzenia folderu.

Są trzy możliwości ręcznego otwierania okna dialogowego Metadane. Zaznacz wpis i

• kliknij na pasku menu Zarządzaj > Metadane.
• otwórz, klikając prawym przyciskiem, menu kontekstowe i kliknij Metadane.
• naciśnij przycisk F4.

Pamiętaj: Jeżeli we wpisie zawarte są dane osobowe, w zakładce Opcje wypełnij całkowicie pola Odniesienie do osoby oraz Koniec terminu usunięcia. Więcej informacji można znaleźć w rozdziale

W oknie dialogowym Metadane widzisz wybrany formularz oraz stosowne pola. Jeżeli obecne są już metadane, wyświetlają się one w różnych polach formularza.

W obszarze Wybór formularza (z lewej strony okna dialogowego) widzisz dostępne formularze. Wyświetlają się albo formularze dla folderów albo formularze dla dokumentów, każdorazowo w zależności od wpisu zaznaczonego w ELO.

Informacja: Za pomocą przycisku ekranowego Ukryj formularze (strzałka zwrócona w lewo) można zwinąć obszar Wybór formularza. Gdy obszar jest zwinięty, możesz rozwinąć obszar za pomocą przycisku ekranowego Wyświetl formularze (strzałka zwrócona w prawo).

Zakładki

Formularze są podzielone na zakładki. Dostępne są poniższe zakładki domyślne:

• Baza
• Tekst dodatkowy
• Opcje
• Uprawnienia
• Kronika zmian
• Więcej informacji

Poniżej zostaną pokrótce opisane zakładki domyślne. Dalsze zakładki wyświetlają się w zależności od ustawień formularza.

Zakładka ‘Baza’

Podczas otwierania okna dialogowego Metadane pojawia się najpierw zakładka Baza. Zawiera ona co najmniej pola standardowe:

Pola standardowe

Nazwa skrócona: Tytuł wpisu. Wyświetla się w strukturze drzewa.

Data: Data dokumentu odnosi się do daty, którą ostatnio wykazywał stosowny plik. W przypadku zmian w dokumencie można zaktualizować datę dokumentu.

Datę dokumentu można edytować także ręcznie. Do tego służy funkcja kalendarza. Ponadto pole akceptuje wprowadzane dane o następującej składni:

• +x = Dzisiaj za X dni
• +xd względnie +xt = Dzisiaj za X dni (d reprezentuje days/ t reprezentuje Tage [dni])
• +xm = Dzisiaj za X miesięcy (m reprezentuje months względnie Monate [miesiące])
• +xy względnie +xj= Dziś na X lat (y oznacza years/ j oznacza Jahre [lata])
• Aby wpisać datę w przeszłości, zastosuj zamiast + (plus) odpowiednio - (minus)

Przykład

Dnia 02.12.2019 r. z podaniem +1m wpisywana jest data 02.01.2020 r. Przez podanie -1j zastosowano by natomiast datę 02.12.2018 r.

Ponadto ELO rozszerza poniższe skrócone dane automatycznie:

• Z 05 staje się 05.<bieżący miesiąc>.<bieżący rok>
• Z 05.12 staje się 05.12.<bieżący rok>

Przykład

Dnia 02.12.2019 z podaniem 31 wpisywana jest data 31.12.2019 r.

Data zapisu: Data zapisania odnosi się do chwili dokonania zapisu w ELO.

Aktualna wersja: Pokazuje, jeżeli wpisano, indywidualny numer wersji. Nie chodzi tu o bieżący licznik wersji.

Osoba edytująca: Pokazuje użytkownika, który ostatnio dokonywał edycji dokumentu.

Dalsze pola

Dalsze pola wyświetlają się w zależności od ustawień formularza. Możliwe jest, że dalsze pola znajdują się na dodatkowych zakładkach.

Jakie dane wprowadzasz i o czym musisz przy tym pamiętać, jest zależne od pól. Istnieją różne typy pól, które znów można różnie konfigurować od formularza do formularza.

Pole tekstowe: W polu tekstowym można wpisywać litery, cyfry oraz znaki specjalne. Pola tekstowe można jednak również zawężać. Przykładowo pod względem maksymalnej długości wprowadzanych danych.

Pole obowiązkowe: Pola można skonfigurować w taki sposób, by trzeba było wprowadzić minimalną określoną liczbę znaków, aby skutecznie zakończyć wprowadzanie metadanych.

Pola obowiązkowe można rozpoznać po czerwonej gwiazdce oraz po czerwonym kolorze tła pola. Dolny wiersz okna dialogowego wskazuje na możliwe konflikty.

Listy haseł: Pola z listami haseł rozpoznasz po symbolu paska za danym polem.

Listy haseł służą do ujednolicania wprowadzonych danych i przyspieszają wprowadzanie metadanych.

Informacja: Pole, dla którego utworzono listę haseł, można skonfigurować w taki sposób, by pole mogło być wypełnione tylko listą haseł.

Automatycznie rozwiń listę haseł: Jeżeli opcja Automatycznie rozwiń listę haseł jest aktywowana, lista haseł zostanie automatycznie otwarta, gdy rozpoczniesz wpisywanie w polu z listą haseł.

Informacja: Aktywujesz względnie dezaktywujesz opcję Automatycznie rozwiń liczbę haseł kliknięciem myszy lub używając skrótu klawiaturowego Ctrl + K

Jeżeli zdezaktywowana jest opcja Automatycznie rozwiń liczbę haseł, musisz otworzyć listę haseł, klikając symbol paska na końcu danego pola.

Alternatywnie: Listę haseł można otworzyć opcjonalnie przyciskiem F7.

Zakładka ‘Tekst dodatkowy’

Zakładka Tekst dodatkowy służy do różnych celów.

Przykładowo zakładkę można stosować jako pole tekstowe na dodatkowe informacje. W niektórych przypadkach zapisywane tu są ustawienia skryptów itp.

Zakładka ‘Opcje’

W zakładce Opcje ustalisz cechy oraz sposób zachowywania się wpisu. W zależności od tego, czy wpisujesz metadane dokumentu lub folderu, wyświetlają się różne możliwości ustawienia.

Opcje ogólne

Dla wszystkich folderów i dokumentów w zakładce Opcje dostępne są następujące ustawienia:

Odniesienie do osoby: Jeżeli we wpisie zawarte są dane osobowe, wpisujesz w tym polu odpowiednią cechę do identyfikacji danej osoby.

Koniec terminu usunięcia: Poprzez koniec terminu usunięcia ustalisz, do którego dnia najpóźniej wpis należy usunąć. Stosowną datę wpiszesz za pośrednictwem okna dialogowego kalendarza. W tym celu kliknij przycisk ekranowy z symbolem kalendarza po prawej stronie obok pola.

Pamiętaj: Jeżeli pola Odniesienie do osoby oraz Koniec terminu usunięcia nie zostają wypełnione lub zostają wypełnione niekompletnie, pojawia się okno dialogowe, które wskazuje, że nie wpisano odniesienia do osoby. Możesz dezaktywować okno dialogowe poprzez Pasek menu > Nazwa użytkownika [Twoja nazwa] > Konfiguracja > Okna dialogowe.

Koniec okresu przechowywania: Poprzez koniec okresu przechowywania ustalisz okres przechowywania wpisu. Stosowną datę wpiszesz za pośrednictwem okna dialogowego kalendarza. W tym celu kliknij przycisk ekranowy z symbolem kalendarza po prawej stronie obok pola tekstowego.

Pamiętaj: Okres przechowywania musi upływać przed terminem usunięcia.

Typ wpisu: Przy użyciu tej opcji ustalisz typ wpisu, np. czy chodzi o dokument Word czy PDF. Odpowiednio do dokonanych tu ustawień symbol dokumentu wyświetla się na liście w ELO.

Kolor czcionki: Wybierz kolor wpisu, aby wyróżnić wizualnie strukturę zapisu.

Przetłumacz krótki opis: Jeżeli aktywowana jest opcja Przetłumacz krótki opis, krótki opis wpisu wyświetla się w każdorazowo wybranym języku wyświetlania.

Pamiętaj: Aby tłumaczenie mogło się wyświetlić, w tabeli tłumaczeń musi być wprowadzony krótki opis tłumaczenia. Poza tym musi być odpowiednio skonfigurowany formularz. W razie potrzeby skontaktuj się z administratorem systemu.

ID obiektu oraz GUID: Ten pierwszy numer w tym polu jest wewnętrznym ID obiektu ELO. Te dane służą przede wszystkim Twojej informacji i nie podlegają zmianie. ID obiektu jest przykładowo wymagany podczas sprawdzania sumy kontrolnej.

Ciąg znaków w nawiasach podaje GUID wpisu. GUID (= Globally Unique Identifier) jest unikatowym numerem identyfikacyjnym. Jest on nadawany automatycznie i nie podlega zmianie. Pozwala to jednoznacznie zidentyfikować każdy wpis, także poza ramami repozytorium.

Zapisane przez: Tu wpisywany jest użytkownik, który utworzył wpis.

Opcje dla dokumentów

Poniższe opcje są dostępne tylko dla dokumentów:

• Status dokumentu
• Ścieżka dokumentu
• Szyfrowanie
• Przejmij do fulltextu
• Dokument zatwierdzenia
• Nazwa pliku

Status dokumentu: Za pośrednictwem menu rozwijanego wybierz status edycji wpisu:

• Bez kontroli wersji: Zapisywana jest tylko jedna wersja dokumentu. Poprzednia wersja zostaje przy tym usunięcia i nie jest już dostępna.
• Włączona kontrola wersji: Jeżeli dokument jest edytowany, powstaje nowa wersja. Zmiany są dokumentowane. Starszych wersji nie można przywrócić.
• Zmiana niemożliwa: Zmiany w dokumencie i jego metadanych są blokowane przez ELO.

Pamiętaj: Nie można cofnąć statusu dokumentu Zmiana niemożliwa.

Ścieżka dokumentu: Tu widzisz, która ścieżka dokumentu (ścieżka zapisu) jest ustawiona dla wpisu.

Szyfrowanie: Tu znajduje się strefa szyfrowania, która reguluje szyfrowanie dokumentów. Użytkownik musi dysponować hasłem do strefy szyfrowania, aby móc oglądać dokument.

Przejmij do fulltextu: Aktywuj tę funkcję, aby przejąć dokument do fulltextu. Każde słowo zostaje wskazane i jest gotowe do wyszukiwania.

Dokument zatwierdzenia: Jeżeli ta opcja jest aktywowana, użytkownicy z prawem Autor dokumentów dotyczących udostępnienia może edytować wersje poprzednie dokumentu, przy czym nie jest to widoczne dla innych użytkowników.

Nazwa pliku: Tutaj wyświetlana jest nazwa pliku dokumentu zgodnie z jego przykładowym brzmieniem podczas zapisywania podczas ELO.

Opcje dla folderów

Poniższe opcje są dostępne tylko dla folderów:

• Sortowanie
• Umożliw szybki podgląd dla dokumentów w folderze
• Punkt startowy replikacji

Sortowanie: Tu możesz ustalić, jak ma być sortowana zawartość danego folderu:

• Data zapisu: Wpis z najnowszą datą zapisu znajduje się na dole.
• Data zapisu malejąca: Wpis z najnowszą datą zapisu znajduje się u góry.
• Alfabetycznie: Kolejność sortowania jest rosnąca od A do Z.
• Alfabetycznie malejąco: Kolejność sortowania jest malejąca od Z do A.
• Data: Wpis z najaktualniejszą datą dokumentu znajduje się na spodzie.
• Data malejąca: Wpis z najaktualniejszą datą dokumentu znajduje się u góry.
• Manualnie: Wpisy można swobodnie przenosić wewnątrz folderu. W tym celu folder musi być otwarty w widoku listy.

Umożliw szybki podgląd dla dokumentów w folderze: Jeżeli ta opcja jest aktywowana, pierwszy dokument folderu wyświetla się w obszarze wyświetlania, gdy tylko klikniesz folder.

Punkt startowy replikacji: Za pośrednictwem tej opcji można zdefiniować folder jako punkt startowy dla replikacji. Po następnym procesie replikacji folder ten znajduje się w Replication Base repozytorium docelowego. Tam nowy folder musi zostać wstawiony przez administratora w pożądanym punkcie repozytorium docelowym. Tym samym istnieje możliwość replikowania ze sobą obszarów częściowych repozytoriów, chociaż nie są one zapisywane w identycznych strukturach.

Zakładka ‘Uprawnienia’

W zakładce Uprawnienia wyszczególnione są grupy i wyszczególnieni są użytkownicy, którzy mają prawa dostępu do wybranego wpisu. Użytkownicy z odpowiednimi prawami mogą zmieniać uprawnienia.

Użytkownik/grupa: Za pośrednictwem pola Dodaj użytkownika/grupę wyszukasz stosownego użytkownika względnie stosowną grupę. Podczas wpisywania pojawiają się sugestie.

Aby wybrać użytkownika lub grupę, kliknij odpowiednią sugestię.

Alternatywnie: Za pośrednictwem symbolu trójkąta na końcu pola Dodaj użytkownika/grupę otworzysz menu rozwijane. W tym menu rozwijanym widzisz ostatnio wybranych użytkowników oraz ostatnio wybrane grupy i możesz ich/je ponownie wybrać.

W środkowej kolumnie widzisz, którzy użytkownicy lub które grupy posiadają już uprawnienia w odniesieniu do wybranego wpisu i które ustawienia uprawnień obowiązują każdorazowo.

Aby edytować ustawienia uprawnień, zaznacz wpis w środkowej kolumnie i wybierz poszczególne uprawnienia lub cofnij ich wybór.

Dostępne są poniższe uprawnienia:

• Zobacz (R): Użytkownicy z uprawnieniem Zobacz mają dostęp z prawem do odczytu wybranego wpisu. Możesz widzieć treść wpisu.
• Zmień metadane (W): Użytkownicy z uprawnieniem Zmień metadane mogą edytować metadane wybranego wpisu.
• Usuń (D): Użytkownicy z uprawnieniem Usuń mogą usunąć wybrany wpis.
• Edytuj (E): Użytkownicy z uprawnieniem Edytuj mogą edytować wybrany wpis.
• Edytuj listy (L): To uprawnienie jest istotne tylko dla folderów. Użytkownicy z tym uprawnieniem mogą zmieniać zawartość danego folderu. Możesz przykładowo tworzyć dokumenty w tym folderze lub przenosić dokumenty z tego folderu.
• Ustaw uprawnienia (P): Jeżeli użytkownik posiada uprawnienie Ustaw uprawnienia dla wpisu, może zmienić uprawnienia innych użytkowników w odniesieniu do tego wpisu.

Informacja: Opcje, które w danym przypadku nie są istotne, wyświetlają się kursywą w nawiasach ostrokątnych.

Osobiste (pomarańczowy symbol użytkownika): Za pomocą przycisku ekranowego Osobiste przydzielasz sobie samemu wyłącznego pełnego dostępu do danego wpisu. Wszystkie inne uprawnienia zostają cofnięte.

Grupa I Grupy I są sensowne, jeżeli chcesz tylko nadać uprawnienia użytkownikom jednej grupy, którzy są także członkami innej grupy. Aby utworzyć grupę I, zaznacz dwie grupy w środkowej kolumnie i kliknij Grupa I.

Członkowie grupy: W przypadku wyboru grupy widzisz w kolumnie Członkowie grupy, którzy użytkownicy są członkami grupy.

Aby wybrać członka grupy, kliknij dwukrotnie odpowiedniego użytkownika w kolumnie Członkowie grupy.

Cofnij uprawnienia: Aby cofnąć użytkownikowi względnie grupie ogół uprawnień, kliknij symbol X za wybranym użytkownikiem względnie wybraną grupą.

Zakładka ‘Kronika zmian’

W przypadku dokumentów z kontrolą wersji dokumentowane są zmiany w metadanych. Ta dokumentacja znajduje się w zakładce Kronika zmian.

Kronika zmian jest podzielona na dwa obszary:

Górny obszar pokazuje, którzy użytkownicy w których momentach dokonali zmian.

W dolnym obszarze wyświetlają się zmiany, których dokonał każdorazowo wybrany użytkownik.

Zakładka ‘Więcej informacji’

Zakładka Więcej informacji udostępnia dalsze pola w bazie danych (mapy). Tych pól można używać do skryptów, obiegów i innych celów.

Informacja: Tylko użytkownicy z uprawnieniem Wyświetl „Więcej informacji” mogą widzieć zakładkę Więcej informacji.