Vous pouvez définir des remplaçants qui peuvent être activés tout de suite ou à l'avenir.

Remarque : une règle de remplacement ne peut être modifiée ou supprimée que par le créateur de la règle, l'administrateur principal, le sous-administrateur et le supérieur de l'utilisateur qui est remplacé.

Information pour les administrateurs : lors de la mise à jour d'ELO 11 ou d'anciennes versions, les règles de remplacement existantes sont prises en compte. Cela signifie que les remplacements actifs restent actifs pour une période illimitée, les autorisations de remplacement restent inactives avec le droit Peut activer/désactiver à l'extérieur d'une période prévue. Comme condition préliminaire, au moins la version 20.01 du serveur d'indexation ELO est requise.

Procédé

1. Dans le ruban, cliquez sur Menu utilisateur [votre nom] > Mettre en place un remplaçant.

2. Sélectionnez votre remplaçant par le biais du champ de saisie ou du menu déroulant.

Vous pouvez vous faire remplacer par d'autres utilisateurs ou un groupe.

3. Pour effectuer des réglages plus précis, cliquez sur le remplaçant correspondant.

Tant que vous n'avez pas effectué de réglages pour un remplaçant, son statut est Incomplet. Avec ce statut, le remplaçant ne peut pas encore être mis en place. Vous pouvez effectuer les réglages souhaités tout de suite ou plus tard.

Vous pouvez définir différents réglages pour les remplaçants. Vous pouvez planifier vos réglages à l'avance et également modifier vos réglages ultérieurement.

Paramètres

Vous avez les possibilités suivantes pour la mise en place d'un remplaçant :

• Vous définissez une période dans laquelle un autre utilisateur effectue automatiquement votre remplacement.
• Vous donnez le droit général à un autre utilisateur de vous remplacer. Dans ce cas, il doit lui-même activer le remplacement.

Période : l'option Remplacement actif dans cette plage de date permet d'activer les champs d'entrée pour cette période. Les entrées ne sont pas actives si la case n'est pas cochée. Les périodes qui sont déjà entrées restent telles quelles et pourront être activées plus tard.

Vous pouvez définir les périodes suivantes :

• Une période concrète avec un début et une fin
• Une période illimitée
• Plusieurs périodes concrètes et/ou illimitées

Si vous avez défini un remplacement pour une période illimitée, vous terminez le remplacement en supprimant la période via la touche X.

Information: les périodes ne sont pas supprimées automatiquement, elles doivent être supprimées par le biais du symbole X.

Autorisation de remplacement : lorsque vous sélectionnez l'optionPeut activer/désactiver, le remplaçant a le droit d'activer et de désactiver le remplacement lui-même en dehors d'une période prévue. De cette manière, il a le droit de vous remplacer sans que vous deviez définir une période concrète.

Ampleur du remplacement : vous pouvez régler individuellement quels droits vous voulez donner à votre remplacement.

Sélectionnez une des options suivantes :

• Le remplacement englobe tout
• Restriction de l'étendue du remplacement

Attention : si vous activez l'option Le remplacement englobe tout, votre remplaçant obtient un accès à tous les documents, tâches et fonctions pour lesquels vous êtes autorisé. Cela englobe également vos documents personnels, vos tâches et notes qui ne sont visibles que pour vous normalement.

Le remplacement englobe tout : le remplaçant obtient toutes vos autorisations. Le remplaçant accède à :

• tous les documents dans ELO (également vos documents personnels)
• Fichiers dans votre boîte de réception
• Vos tâches et processus personnels
• Appartenances à des groupes et tâches de groupe
• Notes (également vos notes personnelles)
• Fonctions du client

Limitation de l'ampleur du remplacement : vous pouvez décider individuellement quelles autorisations vous assignez à votre remplaçant. Vous devez activer au moins une des trois options suivantes :

• Tâches et processus personnels : si vous activez cette option, votre remplaçant obtient l'accès aux tâches et processus que vous ne recevez pas en tant que membre d'un groupe, mais ceux pour lesquels vous êtes entré personnellement.
• Accès à la boîte de réception : si vous activez cette option, le remplaçant a accès à votre boîte de réception.
• Reprise de l'appartenance au groupe : le menu déroulant vous permet de sélectionner pour quel groupe vaut le remplacement. Le remplaçant obtient des droits utilisateurs correspondants, des autorisations sur les entrées, les remarques, les articles du fil d'actualité et les tâches de groupe. De cette manière, il est possible de créer plusieurs remplacements pour la même période et de répartir différentes autorisations pour différents groupes. Seuls les groupes pour lesquels un remplacement est permis peuvent être sélectionnés.

Remarque : afin que votre remplaçant puisse visualiser vos documents de la boîte de réception, les documents doivent tout d'abord avoir été délocalisés sur le serveur. Le réglage correspondant se trouve dans la Menu utilisateur (votre nom) Configuration > Comportement avancé > Réglages pour la section de la boîte de réception > Délocaliser la boîte de réception sur le serveur lors de la déconnexion. Le cas échéant, veuillez contacter l'administrateur système.

Si quelqu'un vous remplace actuellement, une figure orange se trouve à côté de votre Menu utilisateur (votre nom).

Sur votre page de démarrage Mon ELO, vous voyez également que l'on vous remplace.

Transfert de remplacements

Les remplacements ne sont pas transférés automatiquement.

Cela signifie que l'utilisateur x a défini l'utilisateur y comme remplaçante. Celle-ci a également défini un remplaçant.

Peut transférer le remplacement : si cette option est activée, vous permettez à votre remplaçant de transférer le remplacement à un autre utilisateur.

Dans ce cas, le remplacement n'est pas transmis automatiquement, il doit être transféré activement.

Réfléchissez-bien à cette option pour empêcher que les droits soient transférés de manière irresponsable.