Możesz utworzyć zastępstwa, które stają się aktywne od razu lub dopiero w późniejszym czasie.

Pamiętaj: Zasadę zastępstwa może zmienić lub usunąć autor, administrator główny, subadministrator oraz przełożony użytkownika, który jest zastępowany.

Informacja dla administratorów: W przypadku upgradingu ELO 11 lub starszych wersji przejmowane są istniejące zasady zastępstwa. Oznacza to, że aktywne zastępstwa pozostają aktywne na czas nieoznaczony, a uprawnienia do zastępstwa są przejmowane jako nieaktywne z prawem Możliwość aktywowania/dezaktywowania poza wybranym okresem. Warunkiem minimalnym jest wersja 20.01 ELO Indexserver.

Postępowanie

1. Kliknij na pasku menu Menu użytkownika [Twoja nazwa] > Ustal zastępcę.

2. Za pośrednictwem pola wprowadzania względnie menu rozwijanego wybierz swoje zastępstwo.

Możesz ustalić zastępstwo przez innych użytkowników lub przez grupy.

3. Aby dokonać dokładniejszych ustawień odnoszących się do Twoich zastępców, kliknij danego zastępcę.

Dopóki nie dokonasz żadnych ustawień odnoszących się do zastępcy, jego status będzie Niekompletny. Nie można jeszcze skorzystać z zastępcy o tym statusie. Możesz dokonać ustawień od razu lub w późniejszym momencie.

Możesz dokonać różnych ustawień odnoszących się do różnych zastępców. Możesz zaplanować swoich zastępców z wyprzedzeniem i modyfikować swoje ustawienia także w późniejszym czasie.

Ustawienia

Dostępne są następujące możliwości wyznaczania zastępcy:

• Ustalasz okres, w którym inny użytkownik automatycznie przejmuje zastępstwo za Ciebie.
• Przyznajesz ogólnie innemu użytkownikowi prawo do zastępowania Ciebie. W takim przypadku musi on samodzielnie aktywować zastępstwo.

Okres: Opcja Aktywne zastępstwo w tym okresie aktywuje pola wprowadzania na ten okres. Jeżeli usuniesz haczyk przy opcji, wprowadzenia nie będą aktywne. Wprowadzone już okresy pozostają mimo to zachowane i można je aktywować później.

Możesz zdefiniować następujące okresy:

• Konkretny okres z początkiem i końcem
• Nieoznaczony okres
• Większa liczba konkretnych i/lub nieoznaczonych okresów

W przypadku zdefiniowania zastępstwa z okresem nieoznaczonym zakończysz zastępstwo, usuwając okres przy użyciu przycisku ekranowego X.

Informacja: Okresy nie są usuwane automatycznie, lecz należy je usuwać przy użyciu przycisku ekranowego X.

Uprawnienie do zastępstwa: Jeżeli wybierzesz opcję Możliwość aktywowania/dezaktywowania poza wybranym okresem, zastępcy wolno samodzielnie aktywować oraz dezaktywować zastępstwo. Tym samym jest on zasadniczo uprawniony do zastępowania Ciebie, przy czym nie musisz definiować okresu.

Zakres zastępstwa: Możesz indywidualnie ustawić zakres uprawnień dla swojego zastępstwa.

Wybierz jedną z poniższych opcji:

• Zastępstwo obejmuje wszystko
• Ograniczenie zakresu zastępstwa

Uwaga: Jeżeli aktywujesz opcję Zastępstwo obejmuje wszystko, Twój zastępca uzyska dostęp do wszystkich dokumentów, zadań i funkcji, do których masz uprawnienie. Dotyczy to także Twoich osobistych dokumentów, zadań i notatek, które w pozostałych przypadkach są widoczne tylko dla Ciebie.

Zastępstwo obejmuje wszystko: Zastępcy zostają przyznane wszystkie Twoje uprawnienia. Zastępca uzyskuje dostęp do:

• Dokumenty w ELO (także Twoje osobiste)
• Pliki w Twojej skrzynce wejściowej
• Twoje indywidualne zadania i obiegi
• Członkostwa w grupach oraz zadania grupowe
• Notatki (także Twoje osobiste)
• Funkcje klienta

Ograniczenie zakresu zastępstwa: Możesz indywidualnie decydować, jakie uprawnienia przydzielasz swojemu zastępcy. Musisz aktywować co najmniej jedną z trzech poniższych opcji:

• Zadania i obiegi indywidualne: Jeżeli aktywujesz tę opcję, Twój zastępca uzyska dostęp do zadań i obiegów, których nie otrzymujesz z racji przynależności do grupy, lecz w odniesieniu do których wpisano Cię indywidualnie.
• Dostęp do skrzynki wejściowej: Jeżeli aktywujesz tę opcję, Twój zastępca ma dostęp do Twojej skrzynki wejściowej.
• Przejmuje przynależność do grupy na ww. okres: Za pośrednictwem menu rozwijanego wybierasz, w odniesieniu do której z Twoich grup obowiązuje zastępstwo. Zastępca otrzymuje uprawnienia użytkownika danej grupy, dostęp do wpisów, uwag, wpisów z feedu informacyjnego i zadań grupowych. W ten sposób możliwe jest ustanawianie większej liczby zastępców dla tego samego okresu oraz przydzielanie uprawnień różnym grupom. Możesz dokonać wyboru tylko spośród tych grup, w odniesieniu do których dozwolone jest zastępstwo.

Pamiętaj: Aby Twój zastępca mógł widzieć Twoje dokumenty ze skrzynki wejściowej, dokumenty należy wcześniej przenieść na serwer. Odpowiednie ustawienie jest dostępne za pośrednictwem Menu użytkownika [Twoja nazwa] > Konfiguracja > Rozszerzone postępowanie > Ustawienia obszaru funkcji skrzynki wejściowej > Z chwilą wylogowania przenieś skrzynkę wejściową na serwer. W razie potrzeby skontaktuj się z administratorem systemu.

Jeżeli masz aktualnie zastępstwo, poznasz to po pomarańczowej postaci obok swojego Menu użytkownika [Twoja nazwa].

Także na Twojej stronie startowej Moje ELO wyświetla się, że ktoś Cię zastępuje.

Przekazanie zastępstw

Zastępstwa nie są przekazywane automatycznie.

Oznacza to: Emil Eilig wyznaczył zastępstwo Idy Igel. Ida Igel wyznacza znów zastępstwo Jonasa Jupitera. Jonas Jupiter nie otrzymuje zadań, praw itp., które Ida Igel otrzymuje jako zastępczyni Emil Eilig.

Możliwość przekazania zastępstwa: Za pośrednictwem tej opcji zezwalasz swojemu zastępcy oddelegowanie zastępstwa innym użytkownikom.

Także w tym przypadku zastępstwo nie jest przekazywane automatycznie, lecz musi zostać przekazane aktywnie.

Korzystaj z tej opcji z rozwagą, aby zapobiec sytuacji, w której uprawnienia są w niekontrolowany sposób przekazywane w przedsiębiorstwie.