Sie können Vertretungen anlegen, die sofort oder erst später aktiv werden.

Beachten Sie: Eine Vertretungsregel kann nur geändert oder gelöscht werden von dem Ersteller, dem Hauptadministrator, dem Subadministrator und dem Vorgesetzten des Benutzers, der vertreten wird.

Information für Administratoren: Beim Upgrade von ELO 11 oder älteren Versionen werden die bestehenden Vertretungsregelungen übernommen. Das heißt, aktive Vertretungen bleiben aktiv für einen unbefristeten Zeitraum, Vertretungsberechtigungen werden als inaktiv mit dem Recht Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren übernommen. Voraussetzung ist mindestens Version 20.01 des ELO Indexservers.

Vorgehen

1. Klicken Sie im Menüband auf Benutzermenü [Ihr Name] > Vertreter einsetzen.

2. Wählen Sie über das Eingabefeld bzw. über das Drop-down-Menü Ihre Vertretung aus.

Sie können sich durch andere Benutzer oder durch Gruppen vertreten lassen.

3. Um genauere Einstellungen für Ihre Vertreter vorzunehmen, klicken Sie auf den jeweiligen Vertreter.

So lange Sie keine Einstellungen für einen Vertreter vorgenommen haben, ist sein Status Unvollständig. Der Vertreter kann mit diesem Status noch nicht eingesetzt werden. Sie können die Einstellungen sofort oder später vornehmen.

Sie können unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Vertreter vornehmen. So können Sie Ihre Vertretungen bereits im Voraus planen und Ihre Einstellungen auch nachträglich bearbeiten.

Einstellungen

Es gibt folgende Möglichkeiten, einen Vertreter einzusetzen:

• Sie legen einen Zeitraum fest, in dem ein anderer Benutzer automatisch Ihre Vertretung übernimmt.
• Sie geben einem anderen Benutzer generell das Recht, Sie zu vertreten. Er muss die Vertretung in diesem Fall selbst aktivieren.

Zeitraum: Die Option Aktive Vertretung in diesem Zeitraum aktiviert die Eingabefelder für den Zeitraum. Wenn Sie den Haken an der Option entfernen, sind die Eingaben nicht aktiv. Bereits eingetragene Zeiträume bleiben dennoch erhalten und können später aktiviert werden.

Sie können folgende Zeiträume definieren:

• Einen konkreten Zeitraum mit Anfang und Ende
• Einen unbegrenzten Zeitraum
• Mehrere konkrete und/oder unbegrenzte Zeiträume

Wenn Sie eine Vertretung mit unbegrenztem Zeitraum definiert haben, beenden Sie die Vertretung, indem Sie über die X-Schaltfläche den Zeitraum löschen.

Information: Zeiträume werden nicht automatisch gelöscht, sondern müssen über die X-Schaltfläche gelöscht werden.

Vertretungsberechtigung: Wenn Sie die Option Darf außerhalb eines geplanten Zeitraums aktivieren/deaktivieren auswählen, darf der Vertreter die Vertretung selbst aktivieren und deaktivieren. Er ist somit prinzipiell berechtigt, Sie zu vertreten, ohne dass Sie dafür einen Zeitraum definieren.

Vertretungsumfang: Sie können individuell einstellen, wie viele Rechte Sie Ihrer Vertretung einräumen.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Vertretung umfasst alles
• Einschränkung des Vertretungsumfangs

Achtung: Wenn Sie die Option Vertretung umfasst alles aktivieren, erhält Ihr Vertreter Zugriff auf alle Dokumente, Aufgaben und Funktionen, für die Sie berechtigt sind. Dies umfasst auch Ihre persönlichen Dokumente, Aufgaben und Notizen, die sonst ausschließlich für Sie sichtbar sind.

Vertretung umfasst alles: Dem Vertreter werden all Ihre Berechtigungen zugewiesen. Der Vertreter erhält Zugriff auf:

• Dokumente in ELO (auch Ihre persönlichen)
• Dateien in Ihrer Postbox
• Ihre persönlichen Aufgaben und Workflows
• Gruppenmitgliedschaften und Gruppenaufgaben
• Notizen (auch Ihre persönlichen)
• Funktionen des Clients

Einschränkung des Vertretungsumfangs: Sie können individuell entscheiden, welche Berechtigungen Sie Ihrem Vertreter zuweisen. Sie müssen mindestens eine der folgenden drei Optionen aktivieren:

• Persönliche Aufgaben und Workflows: Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält Ihr Vertreter Zugriff auf Aufgaben und Workflows, die Sie nicht als Zugehöriger einer Gruppe erhalten, sondern für die Sie persönlich eingetragen sind.
• Zugriff auf die Postbox: Wenn Sie diese Option aktivieren, hat Ihr Vertreter Zugriff auf Ihre Postbox.
• Übernahme der Gruppenzugehörigkeit: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, für welche Ihrer Gruppen die Vertretung gilt. Der Vertreter erhält die mit der Gruppe zusammenhängenden Benutzerrechte, Berechtigungen auf Einträge, Anmerkungen, Feed-Beiträge und Gruppenaufgaben. Auf diese Weise ist es möglich, mehrere Vertreter für den gleichen Zeitraum zu erstellen und die Berechtigungen für unterschiedliche Gruppen zu verteilen. Es stehen Ihnen nur die Gruppen zur Wahl, für die eine Vertretung erlaubt ist.

Beachten Sie: Damit Ihr Vertreter Ihre Postbox-Dokumente sehen kann, müssen die Dokumente zuvor auf den Server ausgelagert worden sein. Die entsprechende Einstellung finden Sie über Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Erweitertes Verhalten > Einstellungen zum Postbox-Funktionsbereich > Postbox beim Abmelden auf den Server auslagern. Kontaktieren Sie gegebenenfalls den Systemadministrator.

Wenn Sie aktuell vertreten werden, erkennen Sie dies an der orangen Figur neben Ihrem Benutzermenü [Ihr Name].

Auch auf Ihrer Startseite Mein ELO wird Ihnen angezeigt, dass Sie vertreten werden.

Weitergabe von Vertretungen

Vertretungen werden nicht automatisch weitergereicht.

Das bedeutet: Emil Eilig hat Ida Igel als seine Vertreterin eingesetzt. Ida Igel setzt wiederum Jonas Jupiter als ihren Vertreter ein. Jonas Jupiter erhält nicht die Aufgaben, Rechte usw., die Ida Igel als Vertreterin von Emil Eilig erhält.

Darf Vertretung weiterleiten: Über diese Option erlauben Sie Ihrem Vertreter, die Vertretung an einen anderen Benutzer abzugeben.

Auch in diesem Fall wird die Vertretung nicht automatisch weitergereicht, sondern muss aktiv weitergeleitet werden.

Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein, um zu verhindern, dass Rechte unkontrolliert im Unternehmen weitergereicht werden.