Die Funktionen der ELO Multifunktionsleiste sind in zwei Tabs aufgeteilt: ELO Dokument und ELO Archiv. In diesen Tabs sind ähnliche Funktionen wiederum in Gruppen zusammengefasst. Die Funktionsdialoge öffnen Sie per Klick. Bewegen Sie Ihre Maus über die Funktion, wird Ihnen ein Tooltip mit Erläuterungen angezeigt.

Tab ELO Dokument

Gruppe Neu

Enthält die Funktionen:

Dokument aus Vorlage: Ein neues Dokument wird aus der Vorlage eines bestehenden Dokuments erstellt. Im Dialog werden Ihnen die Dokumente aus dem Ordner vorgeschlagen, den Sie über die Konfiguration als Vorlagenordner definiert haben.

Neuer Ordner: Erstellt einen neuen Ordner innerhalb des derzeit aktiven Ordners.

Dateien/Ordner einfügen: Fügt Dateien aus dem Dateisystem Ihres Computers ein.

Neue Version laden: Mit dieser Funktion laden Sie eine Datei aus Ihrem lokalen Dateisystem und legen die Datei als neue Version eines Dokuments im Archiv ab. Bei einem versionsverwalteten Dokument wird ein neuer Eintrag in der Versionsgeschichte erzeugt und zur aktuellen Arbeitsversion gemacht. Bei einem frei zu bearbeitenden Dokument wird die bisherige Version überschrieben.

Gruppe Ansicht

Enthält die Funktionen:

Zur Ansicht öffnen: Öffnet das Dokument zur Ansicht in einem externen Programm.

Dokument Versionen: Zeigt eine Übersicht aller Versionen des ausgewählten Dokuments an.

Sortierung: Über das Drop-down-Menü bestimmen Sie die Sortierung der Untereinträge eines Archivordners. Es stehen Ihnen sieben Optionen zur Sortierung zur Verfügung.

Aktualisieren: Aktualisiert die Ansicht des soeben geöffneten Ordners. Die Daten werden neu aus dem Archiv gelesen.

Gehe zu: Springt zu dem Ablageort des Dokuments im ELO Archiv. Diese Funktion ist vor allem bei Suchergebnissen oder den Verlaufsanzeigen des Bereichs Bearbeitung nützlich.

Gruppe Bearbeiten

Enthält die Funktionen:

Auschecken und bearbeiten: Dokumente können nicht im Archiv bearbeitet werden. Für eine Bearbeitung müssen sie ausgecheckt werden.

Dokument bearbeiten: Die Schaltfläche ist nur aktiv, falls sich ein Dokument im Archivbereich Bearbeitung befindet. Ist das der Fall, dann gibt die Schaltfläche das Dokument zur Bearbeitung frei.

Einchecken: Fügt das Dokument nach der Bearbeitung wieder in das ELO Archiv ein.

Gruppe Ausgabe

Enthält die Funktionen:

Datei speichern unter: Speichert die ausgewählte Datei auf dem lokalen Rechner oder im Netzwerk.

Dokument drucken: Öffnet zum Druck eines Dokuments den Dialog zur Druckerauswahl.

Gruppe Versenden

Enthält die Funktionen:

Dokument versenden: Öffnet eine neue E-Mail in Microsoft Outlook, mit dem ausgewählten Dokument als Anhang.

Versenden als ELO Link: Versendet per Microsoft Outlook einen ELO Link auf den ausgewählten Eintrag im ELO Archiv. Der Empfänger muss, um den Link zu öffnen, ebenfalls Zugriff auf das Archiv haben.

Gruppe Zwischenablage

Enthält die Funktionen:

Kopieren: Kopiert Einträge in die Zwischenablage.

Einfügen: Fügt den zuvor kopierten Eintrag in einen Ordner im ELO Archiv ein.

Tab ELO Archiv

Gruppe Navigation

Enthält die Funktionen:

Einen Schritt zurück: Geht in der Verlaufsgeschichte zur letzten ausgewählten Auswahl im Archivbaum zurück.

Einen Schritt vor: Ist nur aktiv, falls Sie bereits in der Verlaufsgeschichte mindestens einen Schritt zurückgegangen sind. Sie können jetzt in der Verlaufsgeschichte einen Schritt vor gehen.

Gruppe Verschlagwortung

Enthält die Funktion:

Verschlagwortung: Öffnet den Verschlagwortungsdialog des ausgewählten Dokuments.

Gruppe Link

Enthält die Funktion:

Verlinkung: Mit dieser Funktion können Sie einzelne Einträge miteinander verknüpfen. Sie können die Verlinkungen über die Funktion Gehe zu verfolgen.

Gruppe Archivierung

Enthält die Funktion:

Direktablage: Mit dieser Funktion können Sie die ausgewählten Dateien direkt im ELO Archiv ablegen. Der im Archiv zuvor markierte Ordner dient als Ablageziel.

Gruppe Verwaltung

Enthält die Funktionen:

Berechtigungen: Vergibt Berechtigungen und Schlüssel für den aktuell markierten Eintrag.

Report zum Eintrag: Zeigt die Rechte und den Bearbeitungsverlauf zu einem Eintrag. Diese Informationen können auch als CSV-Datei gespeichert werden.

Gruppe Archivansichten

Enthält die Funktionen:

Neue Ansicht: Erstellt für den ausgewählten Ordner eine neue Archivansicht. Eine Archivansicht dient dazu, die Ansicht auf einen Teilbereich des Archivs zu beschränken. Die erstellte Ansicht wird als neuer Tab über dem Archivbaum hinzugefügt.

Ansichten verwalten: Verwaltet die erstellten Archivansichten. Bestehende Ansichten können bearbeitet oder gelöscht werden, neue Ansichten können erstellt werden.

Gruppe Papierkorb

Enthält die Funktionen:

Löschen: Löscht Einträge im Archiv. Im Archiv wird eine Löschmarkierung gesetzt und die Dokumente werden nicht mehr angezeigt.

Dokumentenänderung verwerfen: Verwirft die Änderungen an Dokumenten im Funktionsbereich Bearbeitung. Die Änderungen am Dokument werden nicht ins Archiv übernommen.

Wiederherstellen: Stellt den ausgewählten Eintrag bzw. alle gelöschten Untereinträge wieder her.

Gruppe Extras

Enthält die Funktionen:

Konfiguration: Öffnet den Konfigurationsdialog des Clients.

Hilfe: Öffnet die Hilfe des Clients.

Info: Öffnet die Infoanzeige des ELO Client for Microsoft Outlook. Hier finden Sie die Versionsnummer des Clients, den Namen des angemeldeten Benutzers und den Link zur ELO Webseite.