Ein in ELO abgelegtes Dokument ist veränderbar, sofern nicht festgelegt ist, dass das Dokument nicht verändert werden darf.

Sie haben folgende Möglichkeiten, ein Dokument zu bearbeiten:

• Funktionen Auschecken und Hochladen und einchecken
• Funktion In Office bearbeiten
• Funktion Online bearbeiten (nur mit ELO Interface for Microsoft Office Online)
• Funktion Gemeinsam bearbeiten (nur mit ELO Interface for Microsoft Office Online)

Funktion 'Auschecken'

Sie können ein Dokument auschecken und nach dem Bearbeiten wieder einchecken.

Während Sie das Dokument ausgechekt haben, ist es für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Andere Benutzer können es währenddessen nur zur Ansicht öffnen. So wird verhindert, dass ein Dokument von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird und es zu konkurrierenden Versionen kommt.

Ausgescheckte Dokumente erkennen Sie an einem gelben Pfeil neben dem Dokumentensymbol. Daneben steht der Name des Bearbeiters in eckigen Klammern.

Vorgehen

1. Markieren Sie das Dokument, das Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Dokument > Auschecken.

Information: Wenn Sie jetzt auf Schließen klicken, ist das Dokument dennoch ausgecheckt. Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie dennoch auf Schließen und anschließend im Menüband auf Versionen > Bearbeitung abbrechen.

Information: Falls Sie ELO Web Add-ons in Kombination mit SSO nutzen, wird das Dokument direkt in einer externen Anwendung geöffnet und kann bearbeitet werden.

3. Klicken Sie auf Speichern unter.

Das Dokument wird in Ihrem gängigen Zielordner für Downloads gespeichert.

Optional: Gegebenenfalls erscheint ein Windows-Dialog. Wählen Sie eine Option zum Speichern des Dokuments.

Achtung: Speichern Sie unbedingt das Dokument auf Ihrem Computer. Dieser Speichervorgang ist zwingend erforderlich, um eine neue Version hochladen und einchecken zu können. Wird das Dokument nicht gespeichert, gehen sämtliche Änderungen verloren.

Das Dokument erscheint im unteren Bereich Ihres Browsers.

4. Klicken Sie auf das Dokument, um es zu öffnen.

5. Bearbeiten Sie das Dokument.

Sie müssen das Dokument nicht sofort wieder einchecken. Sie können es ausgecheckt lassen und später bearbeiten, indem Sie es über den lokalen Speicherort auf Ihrem Rechner öffnen.

Während Sie das Dokument ausgecheckt haben, befindet es sich zusätzlich zum Funktionsbereich Ablage in Ihrem Funktionsbereich Bearbeitung.

Ausblick

Sie haben folgende Möglichkeiten, die Sperre für andere Benutzer zu lösen:

• Funktion Hochladen und einchecken
• Funktion Bearbeitung abbrechen

Funktion 'Hochladen und einchecken'

Nachdem Sie ein Dokument ausgecheckt und fertig bearbeitet haben, checken Sie es wieder ein.

Vorgehen

Wenn Sie ein Dokument sofort nach dem Auschecken bearbeitet haben, ist der Dialog Hochladen und einchecken noch geöffnet. Schritte 1 und 2 erübrigen sich in diesem Fall.

1. Markieren Sie in ELO das Dokument, das Sie einchecken möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Dokument > Hochladen und einchecken.

Information: Falls Sie ELO Web Add-ons in Kombination mit SSO nutzen, klicken Sie auf Hochladen und einchecken. Das Dokument ist bereits vorausgewählt und kann direkt eingecheckt werden.

3. Wählen Sie die Datei aus. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• 1: Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld Datei auswählen und wählen die Datei aus. Der Windows-Dialog öffnet automatisch den Ordner, an dem sich das heruntergeladene Dokument befindet.
• 2: Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop auf das Feld Datei hier ablegen.

Das Dokument wird als neue Version abgelegt.

Funktion 'Bearbeitung abbrechen'

Falls Sie ein Dokument ausgecheckt haben und doch keine Änderungen an ihm vornehmen möchten, können Sie die Bearbeitung abbrechen.

Vorgehen

1. Markieren Sie in ELO das Dokument, dessen Bearbeitung Sie abbrechen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Dokument > Versionen > Bearbeitung abbrechen.

Die alte Version bleibt bestehen. Die Bearbeitungssperre für andere Benutzer wird aufgehoben.

Funktion 'In Office bearbeiten'

Wenn Sie Microsoft-Office-Dokumente bearbeiten möchten, können Sie diese über die Funktion In Office bearbeiten öffnen.

Vorgehen

1. Markieren Sie das Dokument, das Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Dokument > In Office bearbeiten.

Alternativ: Diese Funktion steht Ihnen auch über Dokument > Auschecken zur Verfügung.

Information: Sie benötigen mindestens Microsoft Office 2010 mit dem Service Pack 1.

Während Sie das Dokument bearbeiten, hat es für andere Benutzer den Status ausgecheckt.

Sie müssen das Dokument nicht einchecken. Sobald Sie das Microsoft-Office-Dokument speichern, werden die Änderungen in ELO gespeichert.

Funktion 'Online bearbeiten'

Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie ELO Interface for Microsoft Office Online nutzen.

Sie können Microsoft-Office-Dokumente online öffnen und bearbeiten.

Vorgehen

1. Markieren Sie das Dokument, das Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Dokument > Online bearbeiten.

3. Wählen Sie das Programm aus, in dem das Dokument geöffnet werden soll.

4. Bestätigen Sie, dass Sie der Quelle der Datei vertrauen.

Das Dokument wird in einem neuen Browser-Tab zur Bearbeitung geöffnet.

Während Sie das Dokument bearbeiten, hat es für andere Benutzer den Status ausgecheckt.

Sie müssen das Dokument nicht einchecken. Sobald Sie den Tab mit dem Dokument schließen, werden die Änderungen in ELO gespeichert.

Funktion 'Gemeinsam bearbeiten'

Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie ELO Interface for Microsoft Office Online nutzen.

Sie können Microsoft-Office-Dokumente online öffnen und gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeiten.

Vorgehen

1. Markieren Sie das Dokument, das Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Dokument > Gemeinsam bearbeiten.

Das Dokument wird in einem neuen Browser-Tab zur Bearbeitung geöffnet. Als bearbeitender Benutzer wird ELO Service angezeigt.

Sie müssen das Dokument nicht einchecken. Sobald Sie den Tab mit dem Dokument schließen, werden die Änderungen in ELO gespeichert.