Un document déposé dans ELO peut être modifié, tant que le réglage n'a pas été effectué selon lequel le document peut être modifié.

Vous avez les possibilités suivantes pour modifier un document.

• Fonctions Check-out et Téléchargement et check-in
• Fonction Traitement dans Office'
• Fonction Traitement en ligne (seulement avec ELO Interface for Microsoft Office Online)
• Fonction Traitement en commun (seulement avec ELO Interface for Microsoft Office Online)

Fonction 'check-out'

Vous pouvez soumettre un document au check-out et le soumettre au check-in après son traitement.

Pendant que le document est soumis au check-out par vous, il est verrouillé pour tous les autres utilisateurs. Pendant ce temps, les autres utilisateurs ne peuvent que l'ouvrir pour affichage. Ainsi, on évite un traitement simultané par plusieurs utilisateurs et d'éventuelles version concurrentes.

Les documents soumis au check-out sont dotés d'une flèche jaune placée à côté du symbole de document. Le nom de l'utilisateur est ajouté entre crochets devant la désignation.

Procédé

1. Marquez le document que vous souhaitez modifier.

2. Cliquez sur l'onglet Document > Check-out dans le ruban.

Information : si vous cliquez sur Fermer, le document est tout de même soumis au check-out. Si vous souhaitez annuler la procédure, cliquez tout de même sur Fermer, puis sur Ruban > Versions > Annuler le traitement.

Information :si vous utilisez ELO Web Add-ons en combinaison avec SSO, le document est ouvert directement dans une application externe et il peut être modifié.

3. Cliquez sur Enregistrer sous.

Le document est enregistré dans votre classeur cible contenant les téléchargements.

En option : un dialogue Windows apparaît le cas échéant. Sélectionnez une option pour enregistrer le document.

Attention : vous devez absolument enregistrer le document sur votre ordinateur. Ce processus d'enregistrement est nécessaire afin de télécharger une nouvelle version et de la soumettre au check-in. Si le document n'est pas enregistré, toutes les modifications seront perdues.

Le document apparaît en bas de l'écran de votre navigateur.

4. Cliquez sur le document pour l'ouvrir.

5. Traitez le document.

Le document ne doit pas être directement soumis au check-in. Vous pouvez le laisser comme soumis au check-in et le modifier ultérieurement, en l'ouvrant par le biais de l'emplacement d'enregistrement local sur votre ordinateur.

Pendant que le document est soumis au check-in, il se trouve dans votre section En traitement, en plus de se trouver dans la section Archive.

Perspective

Vous avez les possibilités suivantes pour supprimer le verrouillage pour d'autres utilisateurs :

• Fonction Téléchargement et check-in
• Fonction Annuler le traitement'

Fonction 'téléchargement et check-in'

Une fois le traitement d'un document soumis au check-out terminé, vous pouvez le soumettre au check-in.

Procédé

Si vous avez traité un document tout de suite après le check-out, le dialogue Télécharger et check-in est encore ouvert. Les étapes 1 et 2 ne sont plus nécessaires dans ce cas.

1. Dans ELO, marquez le document que vous souhaitez soumettre au check-in.

2. Dans le ruban, cliquez sur Document > Chargement et check-in.

Information : si vous utilisez les ELO Web Add-ons en combinaison avec SSO, cliquez sur Téléchargement et check-in. Le document est déjà présélectionné et peut directement être soumis au check-in.

3. Sélectionnez le fichier. Vous avez les possibilités suivantes :

• 1 : cliquez sur le bouton situé à droite du champ Sélectionner un fichier et sélectionnez le fichier. Le dialogue Windows ouvre automatiquement le classeur dans lequel se trouve le document téléchargé.
• 2 : déplacez le document souhaité par le biais de glisser-déposer sur le champ Déposer le fichier ici.

Le document est déposé en tant que nouvelle version.

Fonction 'Annuler le traitement'

Si vous avez soumis un document au check-out et que finalement, vous ne souhaitez pas apporter de modifications, vous pouvez annuler le traitement.

Procédé

1. Dans ELO, marquez le document dont vous souhaitez annuler le traitement.

2. Dans le ruban, cliquez sur Document > Versions > Annuler le traitement.

L'ancienne version reste telle quelle. Le verrouillage n'existe plus pour les autres utilisateurs.

Fonction 'Traitement dans Office'

Si vous souhaitez traiter des documents Microsoft Office, vous pouvez les ouvrir par le biais de la fonction Traitement dans Office.

Procédé

1. Marquez le document que vous souhaitez modifier.

2. Dans le ruban, cliquez sur Document > Traitement dans Office.

Alternative : cette fonction est également disponible par le biais de Document > Check-out.

Information : au moins Microsoft Office 2010 avec Service Pack 1 est requis.

Pendant que vous traitez le document, il a le statut soumis au check-out pour les autres utilisateurs.

Vous ne devez pas soumettre le document au check-in. Dès que vous enregistrez le document Microsoft Office, les modifications sont enregistrées dans ELO.

Fonction 'Traitement en ligne'

Cette fonction n'est disponible que si vous utilisez ELO Interface for Microsoft Offine Online.

Vous pouvez ouvrir et traiter des documents Microsoft Office en ligne.

Procédé

1. Marquez le document que vous souhaitez modifier.

2. Dans le ruban, cliquez sur Document > Traitement en ligne.

3. Sélectionnez le programme dans lequel le document doit être ouvert.

4. Confirmez que vous faites confiance à la source du fichier.

Le document est ouvert en vue d'un traitement dans un nouvel onglet de navigateur.

Pendant que vous traitez le document, il a le statut soumis au check-out pour les autres utilisateurs.

Vous ne devez pas soumettre le document au check-in. Les modifications sont enregistrées dans ELO dès que vous fermez l'onglet avec le document.

Fonction 'Traitement en commun'

Cette fonction n'est disponible que si vous utilisez ELO Interface for Microsoft Offine Online.

Vous pouvez ouvrir des documents Microsoft Office en ligne et les traiter en commun avec d'autres utilisateurs.

Procédé

1. Marquez le document que vous souhaitez modifier.

2. Dans le ruban, cliquez sur Document > Traitement en commun.

Le document est ouvert en vue d'un traitement dans un nouvel onglet de navigateur. ELO Service est affiché comme utilisateur.

Vous ne devez pas soumettre le document au check-in. Les modifications sont enregistrées dans ELO dès que vous fermez l'onglet avec le document.