Mithilfe von Workflows können Sie gezielt anderen Benutzern oder Benutzergruppen Aufgaben stellen.

Durch ein integriertes Eskalationsmanagement können Sie nach dem Starten eines Workflows nachverfolgen, ob die vorgesehenen Termine eingehalten wurden.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Workflows zu starten:

• Funktion Ad-hoc-Workflow
• Funktion Workflow starten

Funktion 'Ad-hoc-Workflow'

Ad-hoc-Workflows bilden einfache Prozesse im Unternehmen ab: Freigaben und Kenntnisnahmen. Ad-hoc-Workflows sind durch ELO vordefiniert.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Eintrag, auf dem Sie einen Ad-hoc-Workflow starten möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Neu > Aufgabe erstellen > Ad-hoc-Workflow.

3. Nehmen Sie die Einstellungen für den Ad-Hoc-Workflow vor:

Art: Hier sehen Sie alle Ad-hoc-Workflows, die Ihnen zur Wahl stehen. Mit einem Klick auf einen Workflow wählen Sie ihn aus.

für Benutzer/Gruppe: Über das Drop-down-Menü wählen Sie den/die Empfänger des Ad-hoc-Workflows aus.

Im Feld unter für Benutzer/Gruppe sehen Sie, welche Empfänger bereits ausgewählt sind. Mit einem Klick auf das X-Symbol können Sie die Benutzer wieder löschen.

Individuelle Arbeitsanweisung eingeben: In diesem Feld tragen Sie bei Bedarf für den gewählten Empfänger einen individuellen Hinweistext ein. Bestätigen Sie den Text mit der ENTER-Taste.

Reihenfolge: Um bei seriellen Ad-hoc-Workflows die Reihenfolge der Empfänger zu ändern, klicken Sie auf einen Empfänger und ändern Sie über die Pfeile nach oben oder unten seine Position.

Expandieren: Über die Schaltfläche Expandieren erhalten Sie die einzelnen Mitglieder einer ausgewählten Gruppe. Klicken Sie dafür auf die entsprechende Gruppe im Anzeigefeld und im Anschluss auf Expandieren. Sie können nun einzelne Mitglieder über die X-Schaltfläche löschen.

Eskalationsmanagement: Über die Schaltfläche Eskalationsmanagement können Sie Eskalationen für Ad-hoc-Workflows einstellen. Wenn Ihr Workflow eskaliert, sehen Sie das in Ihrem Aufgabenbereich und auf Ihrer Startseite Mein ELO im rechten Bereich unter Eskalierte Workflows. Ein Klick auf den eskalierten Workflow in Mein ELO leitet Sie in Ihren Aufgabenbereich zu dem eskalierten Workflow weiter.

Mitglieder anzeigen: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt und angeklickt, können Sie die Mitglieder der Gruppe anzeigen lassen.

4. Klicken Sie auf Abschluss am rechten Rand des Dialogs und nehmen dort die weiteren Einstellungen für den Ad-hoc-Workflow vor:

Empfänger: Über das Drop-down-Menü im Feld Empfänger wählen Sie aus, wer nach Abschluss des Ad-hoc-Workflows benachrichtigt werden soll.

Erfolgsmeldung: Den Text aus diesem Feld erhält der oben bestimmte Empfänger, wenn der Ad-hoc-Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde. Er erscheint im Funktionsbereich Aufgaben des Empfängers.

Abbruchmeldung (nur Freigabe-Workflows): Den Text aus diesem Feld erhält der oben bestimmte Empfänger, wenn der Ad-hoc-Workflow abgebrochen wurde. Er erscheint im Funktionsbereich Aufgaben des Empfängers.

Workflow allen Benutzern entziehen, sobald ein Benutzer keine Freigabe erteilt hat. (nur bei der Art Freigabe parallel): Ist die Option aktiviert, müssen alle Empfänger die Freigabe erteilen. Ansonsten wird der Ad-hoc-Workflow komplett abgebrochen und die Aufgabe verschwindet aus den Aufgabenbereichen der anderen ausgewählten Benutzer. In Ihrem Aufgabenbereich und auf Ihrer Startseite Mein ELO im rechten Bereich unter Meine zuletzt gestarteten Workflows erhalten Sie die Meldung Keine Freigabe.

Ende-Skript: Über das Feld Ende-Skript lässt sich bei Bedarf der Name eines Skripts eintragen, das nach Abschluss des Ad-hoc-Workflows ausgeführt werden soll.

Funktion 'Workflow starten'

Workflows bilden wiederkehrende Prozesse mit unterschiedlicher Komplexität in Ihrem Unternehmen ab, die für Ihr Unternehmen definiert wurden.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Eintrag, auf dem Sie einen Workflow starten möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Neu > Aufgabe erstellen > Workflow starten.

3. Klicken Sie auf eine Workflow-Vorlage, um sie auszuwählen.

Vorschau: Hier sehen Sie die einzelnen Schritte des Workflows. Da bereits alle Einstellungen im Workflow enthalten sind, müssen Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen.

Zusätzlich zu den Schritten des Workflows sehen Sie die jeweiligen Bearbeiter und gegebenenfalls die Zeit, die für den Arbeitsschritt bis zur Eskalation angesetzt ist (Tage:Minuten:Sekunden).