Übersichten helfen Ihnen dabei, einen Überblick über Ihre Workflows und Überwachungen zu gewinnen.

Ihnen stehen folgende Übersichten zur Verfügung:

• Funktion Workflows zum Eintrag
• Funktion Übersicht Workflows
• Funktion Übersicht Überwachungen

Funtkion 'Workflows zum Eintrag'

Sie können sich alle Workflows anzeigen lassen, die auf einem Eintrag (Ordner oder Dokument) gestartet wurden.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Eintrag, dessen Workflows Sie sich anzeigen lassen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Verwalten > Übersichten > Workflows zum Eintrag.

Die Einstellungen entsprechen den Einstellungen der Funktion Übersicht Workflows.

Funktion 'Übersicht Workflows'

Sie können sich alle Workflows anzeigen lassen, die gestartet wurden, für die Sie berechtigt sind.

Vorgehen

1. Klicken Sie im Menüband auf Verwalten > Übersichten > Übersicht Workflows.

Im linken Bereich sind die Workflows als Tabelle aufgelistet. Im rechten Bereich erscheint der ausgewählte Workflow als Diagramm. Anhand der Farben im Diagramm erkennen Sie den Status des jeweiligen Knotens.

• Grün: Erfolgreich durchlaufener Knoten
• Blau: Aktueller Knoten
• Rot: Eskalierter Knoten
• Grau: Zukünftiger Knoten

2. Nehmen Sie die Einstellungen vor, anhand derer Sie die Workflows angezeigt bekommen möchten:

nur Fristüberschreitungen: Ist diese Option aktiviert, werden ausschließlich eskalierte Workflows angezeigt. Diese Option gilt immer in Kombination mit einer der Optionen aktiv, erledigt oder alle Workflows.

Benutzer: Sie können einen Benutzer/eine Gruppe über das Drop-down-Menü auswählen.

Haben Sie einen Benutzer/eine Gruppe ausgewählt, können Sie die Liste zusätzlich über folgende Optionen filtern:

• Eigentümer: Ist diese Option aktiviert, werden ausschließlich Workflows angezeigt, bei denen der gewählte Benutzer/die gewählte Gruppe der Eigentümer ist.
• Beliebiger Knoten: Ist diese Option aktiviert, werden ausschließlich Workflows angezeigt, bei denen der gewählte Benutzer/die gewählte Gruppe für mindestens einen Knoten als Bearbeiter eingetragen ist.
• Aktiver Knoten: Ist diese Option aktiviert, werden ausschließlich Workflows angezeigt, bei denen der gewählte Benutzer/die gewählte Gruppe als Bearbeiter des aktiven Knotens eingetragen ist.

Startdatum: Über die Felder von und bis legen Sie einen Zeitraum fest. Das Startdatum des Workflows muss innerhalb dieses Zeitraums liegen.

Wenn Sie in der verkleinerten Ansicht des Workflows auf das blaue Quadrat klicken und es mit weiterhin gedrückter Maustaste bewegen, ändern Sie dadurch den Ausschnitt in der großen Ansicht.

Wenn Sie im Workflow-Diagramm auf einen Workflow-Knoten klicken, erhalten Sie nähere Informationen über die Knoteneinstellungen.

Funktion 'Übersicht Überwachungen'

Mit dieser Funktion öffnen Sie eine Übersicht Ihrer aktuell überwachten Einträge. Sie können den Ablageort anzeigen, die Einträge zur Ansicht öffnen, die Überwachung bearbeiten oder die Überwachung beenden.

Eine genauere Beschreibung finden Sie im Kapitel Einträge überwachen.