Kurzinfo

Wenn Sie eine Rechnung zur Vorkontierung erhalten, erscheint diese in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben.

Vorgehen

1. Markieren Sie im Funktionsbereich Aufgaben den Workflow der Rechnung, die Sie vorkontieren sollen.

2. Klicken Sie auf Workflow annehmen, damit Sie das Formular bearbeiten können.

Im Tab Formular finden Sie das ausgefüllte Formular mit den Informationen aus der Rechnung.

Im Tab Dokument / Ordner finden Sie die zugehörige Rechnung zum Abgleich.

3. Führen Sie eine letzte Kontrolle durch.

Es empfiehlt sich, mit zwei Fenstern und wenn möglich auf zwei Monitoren zu arbeiten. Dafür stehen Ihnen die folgenden Funktionen im ELO Java Client zur Verfügung, die Sie im Tab Ansicht unter Fenster finden:

• Neues Fenster öffnen
• Nebeneinander anordnen
• Übereinander anordnen

Das Formular besteht aus den folgenden Tabs:

• Rechnungsdaten
• § 14 UStG
• Positionsdaten
• Fußdaten
• Rückfrage

Tab 'Rückfrage'

Falls es Unklarheiten bezüglich der Rechnung gibt, nutzen Sie den Tab Rückfrage und die Schaltfläche Rückfragen.

Wenn Sie eine Rückfrage stellen, wird der Workflow zunächst nicht an den nächsten Bearbeiter geschickt.

Der Benutzer, den Sie ausgewählt haben, erhält Ihre Rückfrage. Sobald der Benutzer Ihre Rückfrage im ELO Feed beantwortet und den Workflow weitergeleitet hat, erhalten Sie den gleichen Arbeitsschritt erneut zur Bearbeitung.

4. Klicken Sie auf Weiterleiten an ERP.

Alternativ: Klicken Sie auf Zum Clearing Center, um die Rechnung an das Clearing-Center weiterzuleiten.

Ergebnis

Die Rechnung hat den Status 5 - Zum Export und steht somit zum Export bereit.

Ausblick

Es gibt folgende Möglichkeiten für den Export:

• Die Rechnung wird automatisch durch ein ERP-System erfasst. Sobald dieses durchlaufen wurde, ändert sich der Status auf 7 - Gebucht.
• Sie führen einen manuellen Export über den Tab Ausgabe > Export/Import > Rechnungen exportieren durch.