Kurzinfo

Ein Dokument soll gescannt und im Archiv abgelegt werden.

Voraussetzungen

• Sie benötigen einen angeschlossenen Scanner.
• Sie benötigen ein Dokument, z. B. einen Brief oder eine Rechnung, das gescannt im Archiv abgelegt werden soll. Die durch das Einscannen entstandene Datei wird im folgenden immer Dokument genannt.
• Sie müssen den Ablageort für das Dokument im Archiv kennen.

Beachten Sie: Wenn Sie ELO als 64-Bit-Version verwenden, müssen Sie das ELOscanTool als Scanmethode einsetzen. Sie finden die entsprechenden Einstellung über Multifunktionsleiste > ELO > Konfiguration > Technische Voreinstellungen > Allgemein > Als Scanmethode verwenden > ELOscanTool TWAIN (Windows).

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Postbox.

Der Tab Postboxtools/Archivieren wird automatisch in der Multifunktionsleiste aktiviert.

2. Legen Sie das Dokument in den Scanner.

3. Um den Scanvorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument scannen.

Optional: Gegebenenfalls erscheint ein zusätzlicher Dialog. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf Scannen.

Der Scanvorgang wird ausgeführt.

Das gescannte Dokument wird im Anzeigebereich sichtbar.

Seiten klammern

Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Seiten scannen, werden alle Seiten einzeln in der Postbox angezeigt. Um die Seiten zu einem Dokument zusammenzufügen, nutzen Sie die Funktion Seiten klammern. Sie finden die Funktion über Multifunktionsleiste > Postboxtools/Archivieren.

1. Klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste nacheinander auf mehrere Einzelseiten.

2. Klicken Sie auf Seiten klammern.

Die Einzelseiten werden zu einem Dokument zusammengefasst.

Information: Mit der Funktion Seiten trennen können Sie ein mehrseitiges Dokument wieder in Einzelseiten zerlegen. Die Funktion steht nur für TIFF- und PDF-Dokumente zur Verfügung.

Dokument ablegen

Um das gescannte Dokument im Archiv abzulegen, befolgen Sie die nachfolgenden Schritte.

1. Markieren Sie das gescannte Dokument im Funktionsbereich Postbox.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivablage.

Der Dialog Archivablage erscheint.

3. Markieren Sie den Ordner, in dem das gescannte Dokument abgelegt werden soll.

4. Klicken Sie auf OK.

Der Dialog Verschlagwortung erscheint.

5. Geben Sie die Verschlagwortungsinformationen für das Dokument ein.

6. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Das gescannte Dokument liegt im Archiv.