Kurzinfo

Ein neues Dokument soll mit Hilfe einer Dokumentenvorlage erstellt werden.

Voraussetzungen

• Die Vorlagen müssen in einem Anwendungsprogramm wie z. B. Microsoft Word erstellt worden sein.
• Im Archiv muss eine Dokumentenvorlage vorhanden sein, z. B. für Microsoft Word-Dokumente.
• Sie müssen den Ordner mit den Dokumentenvorlagen im Archiv kennen.
• Sie müssen den Ablageort für das Dokument im Archiv kennen.

Information: Mit entsprechender Berechtigung können Sie in ELO einen zentralen Ordner für Vorlagen definieren. Dazu muss der Vorlagenordner im Dialog Konfiguration ausgewählt werden. Sie finden den Menüpunkt über Multifunktionsleiste > ELO > Konfiguration > Technische Voreinstellungen > Ordner für Dokumentenvorlagen.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Archiv.

2. Öffnen Sie in der Baumansicht den Ordner, in dem das Dokument abgelegt werden soll.

3. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf den Tab Start.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument aus Vorlage.

Der Dialog Dokument aus Vorlage erscheint.

5. Öffnen Sie den Ordner mit den Dokumentenvorlagen und wählen Sie die passende Vorlage.

6. Klicken Sie auf OK.

Der Dialog Verschlagwortung für neues Dokument erscheint.

7. Geben Sie die Verschlagwortungsinformationen für das neue Dokument ein und klicken Sie auf OK.

Der Dialog wird geschlossen. Die für die Vorlage vorgesehene, externe Anwendung wird gestartet und die Dokumentenvorlage wird geöffnet.

8. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

9. Speichern Sie das Dokument und schließen Sie die externe Anwendung.

Das neue Dokument befindet sich im zuvor gewählten Ordner im ELO Archiv.

10. Klicken Sie auf das Dokument.

11. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste auf Einchecken.

Eventuell erscheint der Dialog Versionsinformation.

Optional: Geben Sie eine Versionsnummer und einen Versionskommentar ein.

12. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Das neue Dokument wurde an der gewünschten Stelle im Archiv abgelegt und ist nicht mehr als ausgecheckt gekennzeichnet.