ELOxc verwendet seit seiner ersten Version die Markierung des Betreffs, um archivierte Nachrichten visuell hervorzuheben. Die naheliegende Möglichkeit der Verwendung von Symbolen (Icons) hätte gleichzeitig erfordert, die Nachrichtendaten grundlegend zu ändern. Symbole sind an Nachrichtenklassen gekoppelt. Durch ELOxc definierte Symbole hätten bei Archivierung einer Nachricht gleichzeitig auch die Änderung der Nachrichtenklasse erfordert. Dies wäre ein unvertretbares Maß an Datenmanipulation gewesen.

Mittlerweile wurde das Prinzip einer Markierung als visuelles Feedback aufgeweicht, indem die Markierung unterdrückt werden kann.

Die „Outlook-Kategorien“ sind eine gute Möglichkeit, die visuelle Markierung der archivierten Nachrichten vorzunehmen. Hierfür müssen Sie einen Eintrag in der Aktion „Archivieren“ (CheckinDef) vornehmen.

Beachten Sie: Eine Kategorisierung für Outlook wird nur dann vorgenommen, wenn eine „Archivierungsmarkierung“ intern gesetzt wird.

Vordefinierte Kategorie

Sie haben die Möglichkeit, in Microsoft Outlook eine vordefinierte Kategorie auszuwählen.

In diesem Beispiel wird sogar noch eine Markierung des Betreffs vorgenommen.

Neue Kategorie

Im nächsten Beispiel möchten wir eine neue Kategorie erzeugen und dann als Archivierungsmarkierung einsetzen. Dabei soll keine Markierung des Betreffs stattfinden, weshalb wir auf das dafür obligatorische „MatchReplaceDef“ verzichten können. In das Feld Outlook-Kategorie können Sie beispielsweise „ELO“ eintragen:

Das genügt bereits, um die Nachricht mit „ELO“ zu kategorisieren.

Sie stellen aber fest, dass die Farbe frei vergeben wird (standardmäßig dürfte das Rot sein). Möchten Sie eine dedizierte Erkennbarkeit der Archivierungsmarkierung erreichen, sollten Sie die Farbe über den Dialog Farbkategorien anwendungsspezifisch auswählen:

In der Listenansicht ergibt sich dann folgende Darstellung:

Da keine Farbe übernommen werden kann, gelingt die Farbübernahme für die Detailansicht nicht.

Der Grund dafür ist, dass das Dienstkonto durch entsprechende Rechte zwar Zugriff auf die Nachrichten anderer Postfächer (Stichwort „Impersonation“) erhält, aber der Kategorienstamm anderer Postfächer dennoch unerreichbar bleibt. Was angezeigt wird, ist die Liste aus Sicht des Dienstkontos und im Detailbereich die Ansicht des Postfachbenutzers.

Fazit

Die Schlussfolgerung ist, dass Sie keine Betreffzeilen mit „MatchReplaceDef“ bearbeiten müssen, um den Archivierungsstatus anzuzeigen. Durch die „Impersonation“ kann die Kategoriefarbe zwar nicht gesetzt werden, was schlimmstenfalls also eine einmalige Anpassung durch den Postfachbesitzer erfordert, aber die benannte Kategorie bleibt in jedem Fall erhalten. Das muss kein Nachteil sein, weil damit jeder Postfachbesitzer für sich entscheiden kann, welche Kategoriefarbe er wünscht. Die Verwendung der Outlook-Kategorien kann jedenfalls eine passende Alternative der Markierung sein, wenn Outlook vor Ort ohnehin schon auf diese Weise verwendet wird. Außerdem ist die Spalte „Kategorie“ bereits Standardbestandteil der Listendarstellung, was auch eine Sortierung nach Kategorien erlaubt.

Empfehlung

Wir empfehlen, eine Kategorie für die Markierung als „gemeinsame Arbeitsweise“ zu vereinbaren. Postfachbesitzer entscheiden durch eine Farbzuweisung selbst darüber, ob die Kategorie in den Postfachstamm übernommen wird.