Kurzinfo

Sie wollen ein neues Dokument mithilfe einer Dokumentenvorlage erstellen.

Voraussetzungen

• Die Vorlagen müssen in einem Anwendungsprogramm wie z. B. Microsoft Word erstellt worden sein.
• In ELO muss eine Dokumentenvorlage vorhanden sein, z. B. für Microsoft-Word-Dokumente.
• Sie müssen den Ordner mit den Dokumentenvorlagen in ELO kennen.
• Sie müssen den Ablageort für das Dokument in ELO kennen.

Information: Mit entsprechender Berechtigung können Sie in ELO einen zentralen Ordner für Vorlagen definieren. Sie finden die Einstellung dafür über Menüband > Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Technische Voreinstellungen > Ordner für Dokumentenvorlagen.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Ablage.

2. Öffnen Sie in der Baumstruktur den Ordner, in dem das Dokument abgelegt werden soll.

3. Klicken Sie im Menüband auf Neu > Einfügen >Dokument aus Vorlage.

Der Dialog Dokument aus Vorlage erscheint.

4. Öffnen Sie den Ordner mit den Dokumentenvorlagen und wählen Sie die passende Vorlage.

5. Klicken Sie auf OK.

Der Dialog Metadaten für neues Dokument erscheint.

6. Wählen Sie in der Spalte Maskenauswahl eine Maske.

7. Tragen Sie eine Kurzbezeichnung ein.

Optional: Tragen Sie weitere Metadaten ein.

Information: Je genauer die eingegebenen Informationen ein Dokument beschreiben, desto leichter lässt sich das Dokument später wiederfinden.

8. Sind alle Metadaten eingetragen, klicken Sie auf OK.

Der Dialog wird geschlossen. Die für die Vorlage vorgesehene, externe Anwendung wird gestartet und die Dokumentenvorlage wird geöffnet.

9. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

10. Speichern Sie das Dokument und schließen Sie die externe Anwendung.

Das neue Dokument befindet sich im zuvor gewählten Ordner in ELO.

11. Klicken Sie auf das Dokument.

12. Klicken Sie im Menüband auf Dokument > Einchecken.

Eventuell erscheint der Dialog Versionsinformation.Geben Sie eine Versionsnummer und einen Versionskommentar ein.

Ergebnis

Sie haben das neue Dokument in ELO abgelegt.