Objectif

Vous souhaitez créer un nouveau document à l'aide d'un modèle de document.

Conditions préliminaires

• Les modèles doivent avoir été créés dans un programme d'application comme par exemple Microsoft Word.
• Un modèle de document doit exister dans ELO, par exemple pour les documents Microsoft Word.
• Vous devez connaître le classeur avec les modèles de document dans ELO.
• Vous devez connaître la cible de dépôt du document dans ELO.

Information : si vous disposez de l'autorisation correspondante, vous pouvez définir, dans ELO, un classeur central pour les modèles. Vous trouverez le réglage en question dans le Ruban > Menu utilisateur (votre nom) > ELO > Configuration > Pré-réglages techniques > Général > Utiliser comme méthode de numérisation > Classeur pour modèles de document.

Pas à pas

1. Veuillez ouvrir la section Archive.

2. Dans l'arborescence, ouvrez le classeur dans lequel le document doit être déposé.

3. Dans le ruban, cliquez sur Nouveau > Ajouter > Document à partir d'un modèle.

Le dialogue Document à partir d'un modèle apparaît.

4. Ouvrez le classeur avec les modèles de document et sélectionnez le modèle en question.

5. Cliquez sur OK.

Le dialogue Métadonnées pour le nouveau document apparaît.

6. Dans la colonne Sélection de masque, sélectionnez un masque.

7. Entrez une désignation.

En option : entrez d'autres métadonnées.

Information : plus les informations entrées pour le document sont précises et détaillées, plus la recherche sera simple.

8. Cliquez sur OK une fois toutes les métadonnées entrées.

Le dialogue se referme. L'aplication externe appropriée démarre et le modèle de document s'ouvre.

9. Procédez aux réglages requis.

10. Enregistrez le document et fermez l'application externe.

Le nouveau document se trouve dans le classeur sélectionné auparavant dans ELO.

11. Cliquez sur le document.

12. Dans le ruban, cliquez sur Document > Check-in.

Il se pourrait que le dialogue Information de version apparaisse. Veuillez entrer un numéro de version et un commentaire de version.

Résultat

Vous avez déposé le nouveau document dans ELO.