Kurzinfo

Anmerkungen sind Haftnotizen, Marker, Textnotizen und Stempel. Anmerkungen werden direkt auf einer einzelnen Seite angebracht. Sie können Haftnotizen, Textnotizen und Stempel nur auf Dokumenten anbringen, die mit dem Dokumentenviewer (PDF, TIFF, JPEG, ...) angezeigt werden können.

Das nachfolgende Beispiel zeigt das Vorgehen anhand einer Haftnotiz. Bei den weiteren Anmerkungsarten gehen Sie auf ähnliche Weise vor.

Beachten Sie: Damit Sie Stempel verwenden können, muss Ihnen mindestens ein Stempel über die ELO Administration Console zugewiesen sein.

Information: Randnotizen zählen in ELO nicht zu den Anmerkungen. Randnotizen werden neben dem Dokument auf dem Mittelbalken angebracht und beziehen sich auf alle Seiten eines Dokuments.

Voraussetzung

• Sie benötigen ein PDF- oder TIFF-Dokument.

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie im Funktionsbereich Ablage auf das Dokument, auf dem Sie die Anmerkung anbringen wollen.

Das Dokument wird im Anzeigebereich angezeigt.

Information: Sie können Berechtigungen vergeben, so dass nicht jeder Benutzer alle Anmerkungen ansehen oder bearbeiten kann. Die Berechtigungseinstellungen für die Haftnotizen und Textnotizen finden Sie über Menüband > Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration > Anmerkungen. Für Stempel legen Sie die Berechtigungseinstellungen im Dialog Übersicht Stempel fest. Sie öffnen den Dialog Übersicht Stempel über das Drop-down-Menü Stempel in der Viewer-Leiste.

Im Dokumentenviewer wird oberhalb des Dokuments die Symbolleiste des Anzeigebereichs (Viewer-Leiste) angezeigt.

Haftnotiz anbringen

2. Um die Funktion Haftnotiz zu aktivieren, klicken Sie auf das Haftnotizsymbol in der Viewer-Leiste.

Information: Um eine Anmerkungsfunktion mehrfach hintereinander zu verwenden, halten Sie beim Klick auf die Funktion die Taste ALT GR gedrückt. Um in den normalen Modus zurückzukehren, klicken Sie auf die Funktion Auswählen (Mauszeigersymbol).

Optional: Um eine anderen Farbe zu wählen, klicken Sie auf das Dreieckssymbol neben dem Haftnotizsymbol und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine Haftnotizfarbe.

Der Mauszeiger wird zum Haftnotizsymbol in der gewählten Farbe.

3. Klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der die Haftnotiz eingefügt werden soll.

Die Haftnotiz wird erstellt. An der gestrichelten Umrandung erkennen Sie, dass die Haftnotiz bearbeitet werden kann. Unterhalb der Haftnotiz werden der Bearbeiter und das aktuelle Datum angezeigt.

4. Geben Sie einen Text ein.

5. Klicken Sie in den Bereich außerhalb der Haftnotiz.

Ergebnis

Der eingegebene Text wird gespeichert. Die Haftnotiz wird auf dem Dokument angezeigt.

Information: Um die Haftnotiz zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Haftnotiz. Um die Haftnotiz zu löschen, markieren Sie die Haftnotiz mit dem Auswahlwerkzeug und klicken anschließend auf Löschen in der Viewer-Leiste.

Notizen suchen

Über die Funktion Metadaten durchsuchen suchen Sie nach Anmerkungen und Randnotizen.

Voraussetzungen

• In ELO muss mindestens ein Dokument mit Anmerkung oder Randnotiz abgelegt sein.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Suche.

2. Klicken im Menüband auf Suche > Suchlogik > Metadaten durchsuchen.

Der Dialog Metadaten durchsuchen erscheint. Die Standardsuchmaske ist ausgewählt.

Optional: Wählen Sie bei Bedarf eine andere Suchmaske aus.

3. Klicken Sie auf den Tab Optionen.

4. Tragen Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld Notizen ein.

Information: Um auch nach Anmerkungen zu suchen, die keinen Text beinhalten, tragen Sie als Suchbegriff ein Sternchen (*) ein.

Optional: Über das Drop-down-Menü unter dem Feld Notizen wählen Sie, welche Art von Notizen Sie suchen wollen.

5. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Der Suchvorgang wird ausgeführt. Die Suchergebnisse erscheinen im Funktionsbereich Suche.