Objectif

De manière générale, les remarques désignent les posts-its, les notes de texte, les surlignements et des tampons. Les remarques sont apposées directement sur une page individuelle. Vous pouvez apposer des notes, des notes de texte et des tampons; mais uniquement sur les documents qui peuvent être affichés avec la visionneuse de document (PDF, TIFF, JPEG,...).

L'exemple suivant montre la procédure à l'appui d'un exemple de note. Procédez de même pour les types de remarques.

Remarque : afin que vous puissiez utiliser des tampons, au moins un tampon doit vous avoir été assigné par le biais de la console d'administration ELO.

Information : dans ELO, les notes ne sont pas des remarques. Les notes sont apposées à côté du document sur la barre de fractionnement et se réfèrent à toutes les pages d'un document.

Condition préliminaire

• Vous avez besoin d'un document TIFF ou d'un document PDF.

Pas à pas

1. Dans la section Archive, cliquez sur le document sur lequel vous souhaitez apposer la remarque.

Le document s'affiche dans la zone d'affichage.

Information : Vous pouvez assigner des autorisations, de manière à ce que tous les utilisateurs ne puissent pas visualiser ou modifier toutes les remarques. Les réglages concernant les autorisations pour les posts-its et notes de texte se trouvent dans le Ruban > Menu utilisateur (votre nom)> ELO > Configuration > Remarques. Pour les tampons, vous définissez les réglages concernant les autorisations dans le dialogue Aperçu des tampons. Vous ouvrez le dialogue Aperçu des tampons par le biais du menu déroulant Tampon dans la barre de la visionneuse.

Dans la visionneuse de documents, la barre des symboles s'affiche au-dessus du document.

Apposer un post-it

2. Pour activer la fonction Post-it, cliquez sur le symbole du post-it dans la barre de la visionneuse.

Information : pour pouvoir utiliser la fonction des remarques plusieurs fois à la suite, il vous suffit de garder la touche ALT GR appuyée lorsque vous cliquez sur la fonction. Pour retourner au mode normal, veuillez cliquer sur la fonction Sélectionner (symbole du pointeur de souris).

En option : pour sélectionner une autre couleur, cliquez sur le symbole du triangle et sélectionnez une couleur de post-it dans le menu déroulant.

Le pointeur de la souris devient un symbole de post-it dans la couleur sélectionnée.

3. Cliquez à l'endroit dans le document, où vous souhaitez ajouter le post-it.

Le post-it est créé. Si le cadre est composé de pointillés, cela signifie que le post-it peut être modifié. L'utilisateur et la date actuelle s'affichent sous le post-it.

4. Entrez un texte.

5. Cliquez dans la zone à l'extérieur du post-it.

Résultat

Le texte entré est enregistré. Le post-it est affiché sur le document.

Information : pour modifier le post-it, effectuez un double-clic sur le post-it. Pour supprimer le post-it, marquez le post-it, puis cliquez sur Supprimer dans la barre de la visionneuse.

Rechercher les notes

La fonction Parcourir les métadonnées vous permet de rechercher des remarques et notes.

Conditions préliminaires

• Dans l'archive, au moins un document doit être doté d'une remarque ou d'une note.

Pas à pas

1. Ouvrez la section Recherche.

2. Dans le ruban, cliquez sur Recherche > Logique de recherche > Parcourir les métadonnées.

Le dialogue Parcourir les métadonnées apparaît. Le masque de recherche standard est sélectionné.

En option : veuillez sélectionner un autre masque de recherche si nécessaire.

3. Cliquez sur l'onglet Options.

4. Entrez un terme de recherche dans le champ de recherche Notes.

Information : pour rechercher les remarques qui ne contiennent pas de temps, vous devez entrer un astérisque (*) comme terme de recherche.

En option : le champ Notes vous propose de sélectionner dans un menu déroulant quel types de notes doivent être recherchées.

5. Cliquez sur OK.

Résultat

Le processus de recherche est effectué. Les résultats de recherche apparaissent dans la section Recherche.