Personenbezogene Daten kenntlich machen

Im Dialog Metadaten finden Sie im Tab Optionen drei Felder, die Ihnen ermöglichen, Einträge mit personenbezogenen Daten wiederzufinden und fristgerecht zu löschen.

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug enthalten ist, tragen Sie hier einen Begriff ein, der diesen deutlich macht. Ziel dieses Begriffs ist, den Eintrag über die Metadatensuche ausfindig zu machen. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Systematik für die Vergabe der Begriffe. Auf diese Weise können Sie Einträge finden, die personenbezogene Daten von einer Person enthalten. Sie können darüber hinaus aber auch alle Einträge suchen, die personenbezogene Daten enthalten - unabhängig von der Person.

Ende Löschfrist: Tragen Sie ein, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Dieses Datum muss später sein als das Datum, das Sie im Feld Ende Aufbewahrungsfrist eintragen.

Ende Aufbewahrungsfrist: Tragen Sie ein, bis zu welchem Datum der Eintrag aufbewahrt werden muss. Bevor das eingetragene Datum erreicht ist, ist es nicht möglich, den Eintrag zu löschen.

Information: Ihr Administrator kann in der ELO Administration Console eine Aufbewahrungsfrist voreinstellen (Masken und Felder > Optionen der Einträge > Lebensdauer). Wird ein Eintrag mit der entsprechenden Maske abgelegt, wird das Feld Ende Aufbewahrungsfrist automatisch ausgefüllt.

Einträge mit personenbezogenen Daten suchen

Um Einträge mit personenbezogenen Daten zu finden und fristgerecht zu löschen, benutzen Sie die Metadatensuche.

Ausgangsort: Funktionsbereich Suche

Vorgehen

1. Klicken Sie im Menüband auf Suche > Suchlogik > Metadaten durchsuchen.

2. Geben Sie im Tab Optionen im Feld Personenbezug den Begriff ein, den Sie bei den Metadaten eingetragen haben. Falls Sie alle Einträge mit Personenbezug suchen möchten, geben Sie * in das Suchfeld ein.

Einträge mit personenbezogenen Daten löschen

Sinn der Markierung von Einträgen mit personenbezogenen Daten ist, die entsprechenden Einträge gesetzeskonform zu löschen. Es gibt folgende Möglichkeiten, um Einträge mit personenbezogenen Daten zu löschen:

• über die Suche
• mit der Funktion Verfallsdokumente löschen

Vorgehen über die Suche

1. Um Einträge mit personenbezogenen Daten zu löschen, führen Sie zunächst eine Suche durch. Hier bietet sich an, die Suche anhand der Felder Ende Löschfrist oder Ende Aufbewahrungsfrist einzugrenzen.

2. Im Suchergebnis wählen Sie die Einträge aus, die gelöscht werden müssen. Um mehrere Einträge zu markieren, drücken Sie die STRG-Taste und klicken Sie auf alle Einträge, die Sie auswählen möchten. Falls Sie alle Einträge auswählen möchten oder alle Einträge zusammenhängen, die Sie auswählen möchten, drücken Sie die UMSCHALT-Taste und klicken Sie auf den obersten und den untersten Eintrag, den Sie auswählen möchten.

3. Sobald Sie den Eintrag oder die Einträge im Suchergebnis markiert haben, klicken Sie im Menüband auf Verwalten > Löschen. Klicken Sie im Auswahldialog auf In ELO löschen.

Ergebnis

Die Einträge sind nicht mehr im Funktionsbereich Ablage sichtbar.

Achtung: Die Einträge sind nicht final gelöscht, sondern als gelöscht markiert. Diese Markierung signalisiert dem Administrator, dass er die Einträge dauerhaft aus ELO entfernen muss. Nähere Informationen finden Sie in der Funktionsübersicht unter Gelöschte Einträge einblenden und Dauerhaft entfernen.