Données personnelles
Identifier les données personnelles
Dans le dialogue Métadonnées, dans le champ Options, vous trouverez trois champs qui vous permettent de retrouver des entrées avec des données personnelles et de les supprimer dans les délais.
Métadonnées, données personnellesDonnées personnelles, métadonnéesDonnées personnelles : s'il y a des données personnelles dans une entrées, veuillez entrer un terme ici qui souligne les données. L'objectif est de pouvoir retrouver l'entrée par le biais de la recherche des métadonnées. C'est pour cela que vous devez avoir une systématique pour l'attribution des termes. De cette manière, vous pouvez trouver des entrées contenant des données personnelles. Par ailleurs, vous pouvez également retrouver toutes les entrées contenant des données personnelles - indépendemment de la personne.
Données personnellesFin du délai de suppression : vous pouvez définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. Cette date doit se situer après la date que vous entrez dans le champ Fin du délai de conservation.
Fin du délai de suppressionDélai de suppression, finFin du délai de suppression : vous pouvez définir jusqu'à quand l'entrée doit être conservée au plus tard. Avant l'échéance de la date entrée, il n'est pas possible de supprimer l'entrée.
Fin du délai de conservationDélai de conservation, finInformation : dans la console d'administration ELO, votre administrateur peut définir un délai de conservation (Masques et champs > Options des entrées > Durée de vie). Lorsqu'une entrée est déposée avec le masque correspondant, le champ Fin du délai de conservation est rempli automatiquement.
Rechercher les entrées avec données personnelles
Pour trouver des entrées avec données personnelles, vous pouvez utiliser la recherche des métadonnées.
Emplacement : section Recherche
Procédé
1. Dans le ruban, cliquez sur Recherche > Logique de recherche > Parcourir les métadonnées.
2. Dans l'onglet Options du champ Données personnelles, entrez le terme que vous avez entré dans les métadonnées. Si vous souhaitez rechercher toutes les entrées contenant des données personnelles, veuillez entrer *
dans le champ de recherche.
Supprimer les entrées avec données personnelles
L'objectif du marquage d'entrées contenant des données personnelles est de supprimer les entrées correspondantes dans les respects des directives légales. Vous avez les possibilités suivantes pour supprimer des entrées comprenant des données personnelles :
- par le biais de la recherche
- avec la fonction Supprimer les documents expirés
par le biais de la recherche
1. Pour supprimer les entrées contenant des données personnelles, veuillez tout d'abord effectuer une recherche. Il est possible de délimiter la recherche en fonction des champs Fin du délai de suppression ou Fin du délai de conservation.
2. Dans le résultat de recherche, sélectionnez les entrées qui doivent être supprimées. Pour marquer plusieurs entrées, appuyez la touche Ctrl et cliquez sur toutes les entrées que vous souhaitez sélectionner. Si vous souhaitez sélectionner toutes les entrées ou que les entrées que vous souhaitez sélectionner se suivent, appuyez sur la touche MAJ et cliquez sur la première et la dernière entrée.
3. Dès que vous avez marqué l'entrée ou les entrées dans le résultat de recherche, cliquez sur Gérer > Supprimer dans le ruban. Dans le dialogue de sélection, cliquez sur Supprimer dans ELO.
Résultat
Les entrées ne sont plus visibles dans la section Archive.
Attention : les entrées ne sont pas supprimées de façon finale, elles sont juste marquées comme étant supprimées. Ce marquage montre à l'administrateur qu'il doit supprimer les entrées d'ELO de manière définitive. Vous trouverez de plus amples informations dans l'aperçu des fonctions sous Afficher les entrées supprimées et Supprimer définitivement.
Procédure avec la fonction 'Supprimer les documents expirés'
Remarque : avec la fonction Supprimer les documents expirés, non seulement les entrées avec données personnelles, mais aussi toutes les entrées dont la date limite est dépassée, sont supprimées.
1. Dans le ruban, cliquez sur Gérer > Système > Supprimer les documents expirés.
Le dialogue Supprimer les documents expirés apparaît.
2. Veuillez déterminer si Seulement les documents ou les Documents et classeurs avec date limite dépassée peuvent être supprimés.
Résultat
Les entrées ne sont plus visibles dans la section Archive.
Attention : les entrées ne sont pas supprimées de façon finale, elles sont juste marquées comme étant supprimées. Ce marquage montre à l'administrateur qu'il doit supprimer les entrées d'ELO de manière définitive. Vous trouverez de plus amples informations dans l'aperçu des fonctions sous Afficher les entrées supprimées et Supprimer définitivement.