Oznaczanie danych osobowych

W oknie dialogowym Metadane znajdziesz w zakładce Opcje trzy pola, które umożliwią Ci odnalezienie i terminowe sunięcie wpisów z danymi osobowymi.

Odniesienie do osoby: Jeżeli we wpisie jest zawarte odniesienie do osoby, wpisz tu frazę, która wyraźnie na nie wskazuje. Celem tej frazy jest odnalezienie wpisu poprzez wyszukiwanie metadanych. Z tego względu potrzebna jest systematyka w nadawaniu fraz. W taki sposób możesz znaleźć wpisy, które zawierają dane osobowe konkretnej osoby. Możesz jednak ponadto wyszukać także wszystkie wpisy, które zawierają dane osobowe – niezależnie od osoby.

Koniec terminu usunięcia: Wpisz, do którego dnia najpóźniej wpis należy usunąć. Ta data musi być późniejsza niż data, którą wpisujesz w polu Koniec okresu przechowywania.

Koniec okresu przechowywania: Wpis, do którego dnia wpis należy przechowywać. Przed nastaniem wpisanej daty nie ma możliwości usunięcia wpisu.

Informacja: Twój administrator może w ELO Administration Console ustawić wstępnie okres przechowywania (Formularze i pola > Opcje wpisów > Okres ważności). Jeżeli wpis został zapisany przy użyciu odpowiedniego formularza, pole Koniec okresu przechowywania zostanie automatycznie wypełnione.

Wyszukiwanie wpisów z danymi osobowymi

Aby znaleźć wpisy z danymi osobowymi i usunąć je terminowo, użyj wyszukiwania metadanych.

Punkt wyjścia: Obszar funkcji Wyszukiwanie

Postępowanie

1. Kliknij na pasku menu Wyszukiwanie > Logika wyszukiwania > Przeszukaj metadane.

2. Wpisz w zakładce Opcje w polu Odniesienie do osoby frazę, która została przez Ciebie wpisana przy metadanych. Jeżeli chcesz wyszukać wszystkich wpisów z odniesieniem do osoby, wpisz w polu wyszukiwania *.

Usuwanie wpisów z danymi osobowymi

Sens oznaczania wpisów z danymi osobowymi polega na zgodnym z prawem usuwaniu odpowiednich wpisów. Dostępne są następujące możliwości usuwania wpisów z danymi osobowymi:

• poprzez wyszukiwanie
• za pomocą funkcji Usuwanie dokumentów przeterminowanych

Postępowanie poprzez wyszukiwanie

1. Aby usunąć wpisy zdanymi osobowymi, przeprowadź najpierw wyszukiwanie. Tu zaleca się zawęzić wyszukiwanie na podstawie pól Koniec terminu usunięcia lub Koniec okresu przechowywania.

2. W wyniku wyszukiwania wybierz wpisy, które muszą zostać usunięte. Aby zaznaczyć większą liczbę wpisów, naciśnij przycisk Ctrl i kliknij wszystkie wpisy, które chcesz wybrać. Jeżeli chcesz wybrać wszystkie wpisy lub powiązać wszystkie wpisy, które chcesz wybrać, naciśnij przycisk Shift i kliknij najwyżej oraz najniżej położony wpis, który chcesz wybrać.

3. Po zaznaczeniu wpisu lub wpisów w wyniku wyszukiwania kliknij na pasku menu Zarządzaj > Usuń. W oknie dialogowym wyboru kliknij Usuń w ELO.

Wynik

Wpisy przestają być widoczne w obszarze funkcji Zapisz.

Uwaga: Wpisy nie są usuwane ostatecznie, lecz oznaczane jako usunięte. To zaznaczenie sygnalizuje administratorowi, że musi on trwale usunąć wpisy z ELO. Bliższe informacje znajdziesz w przeglądzie funkcji w punkcie Wyświetl usunięte wpisy oraz Trwale skasuj.