Zusätzlich zur Suche per ELO iSearch bietet ELO die Möglichkeit, über Masken die Metadaten zu durchsuchen. Diese Form der Suche ist nützlich, wenn Sie sehr gezielt nach speziellen Metadaten suchen wollen.

Information: Damit Sie eine Maske für die Suche verwenden können, muss Ihr Administrator die Maske für die Suche freigeben. Ihr Administrator aktiviert dafür die Option Suche in der ELO Adminstration Console unter Masken und Felder > Verwendung.

Im ELO Java Client starten Sie die Metadatensuche über Funktionsbereich Suche > Menüband > Suche > Suchlogik > Metadaten durchsuchen.

Der Dialog Metadaten durchsuchen erscheint.

Maskenauswahl

Alle Masken, die als Suchmaske verwendbar sind, werden im Bereich Maskenauswahl angezeigt. Markieren Sie die Maske, mit der Sie das gesuchte Dokument abgelegt haben, z. B. Rechnung. Dadurch grenzen Sie die Suche auf Dokumente ein, die mit dieser Maske abgelegt wurden.

Information: Über das Feld Filtern lässt sich der Bereich Maskenauswahl filtern bzw. durchsuchen.

Suchfelder

Die Suchfelder der Maske werden in den jeweiligen Tabs angezeigt. Sie entsprechen den Feldern einer Maske. Welche Tabs und Suchfelder verfügbar sind, hängt davon ab, wie die jeweilige Suchmaske eingestellt ist.

Über die Suchfelder können Sie gezielt nach den Einträgen in diesen Feldern suchen, beispielsweise nach der Rechnungsnummer oder dem Ablagedatum.

Information: Beim Durchsuchen der Metadaten ist es möglich, Eingaben in mehreren Feldern einer Suchmaske vorzunehmen. Dadurch lassen sich komplexe Suchanfragen gestalten.

Geben Sie z. B. im Feld Kunde den Namen Müller ein. ELO sucht dann ausschließlich im Eingabefeld Kunde bei den Dokumenten, die mit der Maske Rechnung abgelegt wurden.

Information: Für die Sucheingabe können Sie Stichwortlisten nutzen.

Optionen

Der Tab Optionen bietet zusätzliche Möglichkeiten, um die Suche auf bestimmte Kriterien einzuschränken.

Personenbezug: Über dieses Feld durchsuchen Sie die Inhalte des Feldes Personenbezug.

Ende Löschfrist: Die beiden Felder ermöglichen es, die Suche auf Einträge mit einer bestimmten Löschfrist einzuschränken.

Ende Aufbewahrungsfrist: Die beiden Felder ermöglichen es, die Suche auf Einträge mit einer bestimmten Aufbewahrungsfrist einzuschränken.

Eintragstyp: Ermöglicht es, die Suche auf bestimmte Eintragstypen (z. B. Ordner, PDF, Word-Dokument) einzuschränken.

Notizen: Ermöglicht die Suche nach Notizen. Über das Drop-down-Menü wählen Sie die Art der Notizen aus.

Suchbereich: Über die Optionen im Bereich Suchbereich legen Sie fest, was durchsucht werden soll.

Suchmodus: Der Suchmodus ist dann wichtig, wenn Sie mehrere Felder für die Suche verwenden. Über das Drop-down-Menü Suchmodus legen Sie fest, ob die Felder mit booleschem UND oder mit booleschem ODER verknüpft werden.

• AND: Sie finden nur Treffer, die alle Kriterien erfüllen.
• OR: Sie finden alle Treffer, die mindestens eines der Kriterien erfüllen.

Abgelegt von: Ermöglicht es, die Suche auf Einträge von bestimmten Benutzern einzuschränken.

Dateiname: Ermöglicht es, die Suche auf Einträge mit bestimmtem Dateinamen einzuschränken.

Suche starten

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, sobald Sie die Suchmaske ausgefüllt haben.

Vorherige Suche

Wenn Sie schon mehrere Suchabfragen durchgeführt haben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Metadaten entsprechend der zuletzt gespeicherten/angezeigten Eingaben befüllen [F3] (Symbol mit grünem Pfeil) eine Liste aufrufen, welche die schon ausgeführten Suchabfragen enthält. Es wird jeweils der Suchbegriff und das verwendete Feld angezeigt.

Markieren Sie den Listeneintrag und klicken auf die Schaltfläche OK. Die Einträge werden in die Suchmaske übernommen.

UND/ODER Suche in den Feldern

Um in Feldern mit UND-/ODER-Verknüpfungen zu suchen, müssen die Suchbegriffe in Anführungszeichen gestellt werden. Zwischen den Suchbegriffen muss einer der Operatoren UND bzw. ODER (Alternativ AND und OR) stehen.