En plus de la recherche par le biais de ELO iSearch, ELO permet aussi la recherche par le biais des métadonnées. Cette forme de recherche est utile si vous recherchez des métadonnées précises dans l'archive.

Information : pour que vous puissiez utiliser un masque pour la recherche, votre administrateur doit valider le masque pour la recherche. Pour ceci, votre administrateur active l'option Recherche dans la console d'administration ELO sous Masaues et champs > Utilisation.

Dans le client Java ELO, vous démarrez la recherche des métadonnées via la Section Recherche > Ruban > Recherche > Logique de recherche > Parcourir les métadonnées.

Le dialogue Parcourir les métadonnées apparaît.

Sélection de masque

Tous les masques utilisables en tant que masques de recherche sont affichés dans la section Sélection de masque. Marquez le masque à l'aide duquel vous avez déposé l'objet recherché, par exemple Facture. Cela vous permet de délimiter la recherche aux fichiers ayant été déposés avec ce masque.

Information :le champ Filtrer permet de filtrer et de parcourir la section Sélection de masque.

Champs de recherche

Les champs de recherche du masque s'affichent sur les onglets en question. Ils correspondent aux champs d'un masque. Les onglets et champs de recherche disponibles dépendent du réglage du masque de recherche.

Les champs de recherche vous permettent d'effectuer une recherche ciblée dans ces champs, par exemple Fournisseur ou Numéro de facture.

Information : lorsque les métadonnées sont parcourues, il est possible d'effectuer des entrées dans plusieurs champs d'un masque de recherche. Ainsi, il est possible de procéder à des recherches complexes.

Entrez par exemple dans le champ Fournisseur le nom Martin. ELO recherche alors uniquement dans le champ d'entrée Fournisseur dans les documents de l'archive ayant été archivés avec le masque Facture.

Information : vous pouvez utiliser les listes de mots-clés pour entrer vos termes de recherche.

Options

L'onglet Options propose d'autres possibilités pour délimiter la recherche à certains critères.

Données personnelles : ce champ vous permet de parcourir les contenus du champ Données personnelles.

Fin du délai de suppression : les deux champs permettent de délimiter la recherche aux entrées ayant un délai de suppression précis.

Fin du délai de conservation : les deux champs permettent de délimiter la recherche aux entrées ayant un délai de suppression précis.

Type d'entrée : permet de délimiter la recherche à différents types d'entrées (par exemple classeurs, PDF, document Word).

Notes : permet la recherche de notices. Le menu déroulant vous permet de sélectionner le type de notes.

Section de recherche : les options dans la section Recherche vous permettent de déterminer quelles sections doivent être parcourues.

Mode de recherche : le mode de recherche est important lorsque vous utilisez plusieurs champs pour la recherche. Le menu déroulant Mode de recherche vous permet de déterminer si les champs doivent être reliés avec un ET ou un OU booléan.

• AND ou ET : seuls les résultats qui répondent à tous les critères sont trouvés.
• OR : tous les résultats qui remplissent au moins un des critères seront trouvés.

Déposé par : permet de délimiter la recherche aux entrées d'utilisateurs précis.

Nom de fichier permet de délimiter la recherche à des entrées avec un nom de fichier précis.

Lancer la recherche

Cliquez sur le bouton OK une fois que vous avez saisi les champs du masque de recherche.

Recherche précédente

Si vous avez déjà effectué plusieurs recherches, un clic sur le bouton Remplir les métadonnées selon les entrées enregistrées / affichées dernièrement [F3] (symbole de la flèche verte) permet d'ouvrir une liste contenant les requêtes de recherche déjà lancées. Le terme de recherche et le masque utilisés sont affichés.

Marquez l'entrée de liste et cliquez sur le bouton OK. Les entrées sont adoptées dans le masque de recherche.

Recherche ET/OU dans les champs

Pour effectuer une recherche avec des liens ET/OU dans les champs, les termes de recherche doivent être placés entre guillemets. Un des opérateurs ET ou OU doit se trouver entre les termes de recherche (ou les termes AND et OR).